Si vous êtes chargé de trouver le meilleur logiciel pour gérer les livres de votre entreprise, vous devez tenir compte de nombreux facteurs importants. Tout d'abord, il est essentiel que vous déterminiez si votre entreprise a besoin d'un service de comptabilité en ligne pour les petites entreprises ou d'un logiciel de classe entreprise capable d'évoluer à mesure que vos opérations se développent. Une fois que vous avez pris cette décision, il existe une multitude d'excellentes solutions disponibles pour vous donner exactement ce dont vous avez besoin pour garder vos comptes en parfait état. Quel que soit votre choix, vous devez éviter cinq erreurs cruciales lors de la mise en œuvre de votre logiciel de comptabilité. Vous devez savoir ce qu'ils sont, pourquoi les éviter et comment tirer le meilleur parti de votre nouveau système.
  1. Ne soyez pas pingre
Les grandes entreprises ont besoin de grands systèmes. Mais les entreprises avec un personnel important et des opérations multinationales voudront dépenser un peu plus d'argent pour un système qui peut évoluer et s'intégrer avec des outils d'autres secteurs d'activité. De plus, un logiciel de comptabilité d'entreprise vous permet de créer un système unique en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Ils offrent différentes options pour différents secteurs verticaux et peuvent être adaptés à diverses géographies et devises. Mais si vous optez pour un logiciel moins cher, vous serez bloqué en utilisant un système plug-and-play qui convient à tous.
  1. N'achetez pas sur site
Si vous vous attendez à ce que votre entreprise se développe, vous ne voulez pas acheter un système qui dépend de l'infrastructure de votre centre de données. Avec les systèmes basés sur le cloud, vous finirez par payer une somme modique pour augmenter les demandes d'infrastructure de votre fournisseur, mais ce n'est rien comparé à ce que vous paierez si vous devez mettre à niveau votre propre écosystème interne. Augmenter l'échelle des logiciels de comptabilité sur site vous obligera à payer plus en frais de licence et de maintenance. Vous devrez également continuellement mettre à niveau votre matériel vers des serveurs plus performants et plus étendus pour gérer les exigences de données supplémentaires, ce qui signifie plus de coûts énergétiques et plus de logiciels pour surveiller les performances de votre réseau. Comme je l'ai mentionné précédemment, les solutions basées sur le cloud vous obligeront toujours à payer un peu plus à mesure que vos besoins augmentent, mais les coûts ne seront pas aussi dramatiques qu'avec un système sur site. Désormais, si vous pouvez vous permettre d'effectuer une mise à niveau à tous les niveaux ou si vous vous sentez plus à l'aise pour héberger vos données dans votre propre centre de données, ignorez tout ce qui se trouve dans cette sous-section.
  1. N'ignorez pas la base de données
Que vous choisissiez un logiciel sur site ou hors site, vous voudrez garder à l'esprit la base de données que vous utilisez pour stocker toutes vos informations. Si vous optez pour un seul utilisateur ou un système standard, vous vous fiez probablement à la base de données du fournisseur pour héberger toutes vos données. Certains fournisseurs limitent la quantité de données que vous pouvez stocker sur leurs systèmes, vous devrez donc changer de logiciel si votre entreprise se développe considérablement. Heureusement, la plupart des solutions de classe entreprise peuvent gérer une variété de bases de données, il est donc important de déterminer si la base de données et le système peuvent bien fonctionner ensemble pour maximiser vos performances back-end. Le serveur SQL de Microsoft est un choix capable et standard que beaucoup d'entre vous utilisent peut-être déjà. MYSQL est un autre choix populaire. La plupart des systèmes comptables s'accordent assez bien avec les deux bases de données. Travaillez avec votre service informatique et votre équipe comptable pour déterminer quel système est le meilleur choix pour la synchronisation avec vos données, en particulier si votre entreprise utilise un langage de programmation de base de données de niche ou unique.
  1. N'oubliez pas d'inclure les RH
Votre logiciel de gestion des ressources humaines (RH) interagira avec votre logiciel de comptabilité plus que la plupart des autres systèmes que vous adoptez. Si vous ne parvenez pas à assurer une intégration fluide entre les deux outils, vous aurez presque la garantie que vous devrez changer l'un ou l'autre rapidement. La combinaison de ces deux systèmes vous donne une vue d'ensemble de l'impact de vos employés sur les résultats. Vous serez en mesure de mieux comprendre l'impact croisé de tout, depuis la gestion des dépenses, le coût du recrutement et le coût des licenciements. Vous pourrez survivre sans intégrer les systèmes, mais vos opérations seront plus lentes, moins intelligentes et moins automatisées que les concurrents qui ont tenu compte de ces conseils.
  1. Ne négligez pas le point de vente (PDV)
Vous serez surpris du nombre de solutions comptables qui n'offrent pas d'intégration PDV. C'est un problème majeur, en particulier pour les entreprises physiques et les restaurants qui effectuent un tas de petites transactions sur plusieurs sites. La bonne solution sera en mesure de collecter, d'organiser et de synchroniser automatiquement les transactions au sein de votre solution comptable. Cette intégration réduit considérablement la quantité de données manuelles requises par votre équipe comptable et permet à vos équipes financières de surveiller où et quand les revenus sont générés. Sans parler de la façon dont ce capital peut être immédiatement appliqué aux soldes impayés de l'entreprise.