Tous les systèmes comptables ne fonctionnent pas de la même manière. Alors que la plupart des systèmes comptables saisissent les données de base sur les revenus et les dépenses, qu'elles soient manuelles ou informatisées, le système utilisé varie selon le type d'entreprise. Les systèmes d'information comptable comprennent les personnes, les procédures et la technologie utilisées pour enregistrer et rapporter ces informations financières importantes. Étant donné qu'il n'y a pas deux systèmes identiques, les nouveaux comptables ou les nouveaux comptables doivent être formés aux systèmes comptables. Systèmes d'information comptable Dans une petite entreprise, un système comptable peut se composer de rien de plus qu'un chéquier, une caisse enregistreuse et un système de tenue de registres manuel pour enregistrer les données financières. Les grandes entreprises peuvent se permettre d'utiliser des ordinateurs, des systèmes comptables complexes et des professionnels comptables hautement qualifiés pour enregistrer les données financières et rendre compte de la situation financière de l'entreprise. Toutes les entreprises utilisent ces données financières pour informer les principaux décideurs ou actionnaires de la situation financière de l'entreprise. Formation au système comptable Même si les comptables reçoivent une formation au collège sur les méthodes, pratiques et procédures comptables, ils peuvent ne pas être familiarisés avec un système comptable particulier. Les systèmes manuels suivent les règles comptables de base, mais les systèmes comptables informatiques impliquent des écrans de saisie et des interfaces complexes qui nécessitent que le personnel qui utilise le système le comprenne. Que vous ayez embauché un nouveau comptable ou que vous ayez fait la transition vers un nouveau système comptable, il aide à fournir à votre personnel clé une formation en systèmes comptables pour protéger votre investissement dans la technologie et le personnel. Présentation du système Lorsque vous avez acheté un nouveau logiciel de comptabilité pour votre entreprise, la formation et la présentation du système sont souvent incluses dans le prix du logiciel. Un représentant compétent de la société qui vous a vendu le logiciel met en place plusieurs sessions de formation qui incluent un aperçu du système. La vue d'ensemble enseigne à vos comptables les bases du système et la manière dont il s'interface avec les modules comptables individuels et le grand livre, qui contient les données résumées des comptes de votre entreprise. Module de formation Le module de formation consiste à former les personnes qui gèrent les fonctions distinctes de la comptabilité. Les fonctions de base du module comprennent la paie, les comptes clients, les comptes fournisseurs et les activités du grand livre. Une session de formation de module efficace implique une formation pratique sur une plate-forme de test où les utilisateurs peuvent apprendre les subtilités de chaque fonction, telles que la saisie de la paie, le calcul des taxes et la génération de factures clients. Chaque module des systèmes comptables fonctionne différemment et nécessite une formation distincte. Formation des utilisateurs non financiers Un autre aspect de la formation implique les gestionnaires qui ont besoin de connaître des données comptables spécifiques. La plupart des systèmes comptables permettent aux utilisateurs non financiers d'avoir un accès limité aux modules spécifiques de requête d'informations. La formation périodique des utilisateurs non financiers permet à ces professionnels de se tenir au courant des étapes de l'acquisition des informations dont ils ont besoin à partir de votre système d'information comptable. Signaler la formation Après avoir reçu une vue d'ensemble du système et une formation sur les modules, votre personnel doit savoir comment générer des rapports. Ils utilisent des rapports pour revérifier leur travail, revoir les dates d'échéance à payer et facturer, calculer les paiements trimestriels de la taxe sur la masse salariale, vérifier l'approvisionnement en matières premières ou déterminer les flux de trésorerie et les factures impayées. Ce personnel génère également des rapports mensuels, trimestriels et de fin d'année tels que les bilans, les comptes de résultat, les capitaux propres et les bénéfices non répartis de votre entreprise. La formation sur les rapports leur apprend à générer les rapports dont ils ont besoin. Certains systèmes offrent également des fonctionnalités de reporting personnalisées.