En ce qui concerne l'organisation du travail, de nombreuses options sont disponibles. Les applications pour faire sont idéales pour organiser la charge de travail personnelle. Mais l'organisation de la charge de travail d'une équipe nécessite un logiciel de gestion de projet dédié qui permet la communication et la collaboration. C'est pourquoi il est si important de sélectionner le bon logiciel de gestion de projet. Le bon outil aura un impact sur la réussite du projet et aidera le chef de projet à expédier à temps. Cela peut réellement faire ou défaire un projet. Utilisation de feuilles de calcul pour la gestion de projet Les feuilles de calcul sont l'une des solutions les plus utilisées par les gestionnaires de projet. Ceux-ci peuvent faire l'affaire pour les petites équipes ou pour les équipes qui partagent un emplacement physique. Au moins pour un moment. Avec le temps, les choses peuvent devenir compliquées car les chefs de projet doivent constamment mettre à jour et partager des fichiers par e-mail. Nous avons mentionné pourquoi vous devriez abandonner Excel pour la gestion de projet plus tôt, vous vous souvenez ? Pourtant, lorsque vous travaillez dans des équipes distribuées ou distantes, la communication et la collaboration sont essentielles. Tout le monde doit être constamment mis à jour avec les changements récents. Dans ces cas, un logiciel de gestion de projet dédié est indispensable pour organiser et rationaliser la communication et le travail. Pourquoi choisir un logiciel de gestion de projet dédié Un logiciel de gestion de projet vous aide dans tous les aspects de l'exécution d'un projet : de la planification et de l'ordonnancement à la gestion des ressources et au contrôle des coûts jusqu'aux rapports. Il permet également aux équipes de communiquer et de collaborer. De plus, cela crée de la transparence pour les parties prenantes et les membres de l'équipe. Un logiciel de gestion de projet aide les chefs de projet à s'organiser entre le début et la fin d'un projet. Cela leur permet de savoir ce qui devrait se passer pendant cette période, quand cela devrait se produire, qui et comment devrait y arriver. Étant donné que le logiciel de gestion de projet permet aux chefs de projet de centraliser toutes les activités liées au travail et aux projets en un seul endroit, ils deviennent plus organisés et mieux contrôlés. Les bons outils facilitent la gestion des projets. Comment sélectionner le bon logiciel de gestion de projet Étant donné que chaque projet et chaque équipe sont différents, il n'y a pas de solution unique. Voici les étapes à suivre pour vous assurer de prendre une bonne décision. Étape 1: Décrivez vos besoins La sélection du bon logiciel de gestion de projet commence par une évaluation claire et honnête de ce dont vous avez besoin. Tout d'abord, assurez-vous que votre équipe est prête à adopter une nouvelle solution. Il y a quelques points à considérer ici :
  • Où votre solution actuelle échoue-t-elle ?
En supposant que vous ayez une sorte d'outil de gestion de projet en place, où va-t-il sortir du rail ? En quoi cela complique-t-il votre processus ? Si vous rencontrez des problèmes de planification et de planification, vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet qui vous aide à rationaliser les tâches et l'allocation des ressources. Si le suivi de la progression est un problème, vous devez rechercher des solutions permettant le suivi du calendrier du projet et des rapports. De plus, si vous rencontrez des difficultés pour gérer les ressources, vous pouvez utiliser un outil de planification des ressources visuelles. Vérifiez également si le partage de mises à jour ou de communications internes représente des problèmes que vous devez vérifier. Le bon outil de gestion de projet peut également contribuer à accroître l'efficacité des ressources, en facilitant la gestion, l'allocation et l'estimation des ressources.
  • De quoi avez-vous besoin dans une nouvelle solution ?
Faites une liste de toutes les fonctionnalités dont votre équipe a besoin. Noter avec Doit avoir, Doit avoir, Pourrait avoir à mieux comprendre l'importance de chaque fonctionnalité. Pensez également à l'utilisation de la solution. Avez-vous besoin de fonctionnalités telles que des options de personnalisation, des niveaux d'accès ? L'utiliserez-vous uniquement pour la planification et la planification ? Avez-vous besoin de fonctionnalités de reporting ? Faites un inventaire précis qui reflète tout ce dont vous avez besoin dans une solution logicielle de gestion de projet. De plus, vérifiez s'il existe des exigences de conformité.
  • Avec quelle méthodologie de gestion de projet doit-il être compatible ?
Il existe différentes manières de gérer un projet. (Nous avons déjà couvert les principales méthodologies de gestion de projet). La nouvelle solution doit prendre en charge votre méthodologie actuelle, sans essayer de la changer.
  • Qui utilisera l'outil ?
Qui utilise l'outil est tout aussi important que ses fonctionnalités. Vos parties prenantes sont-elles internes ou externes ? La gestion de projet en interne pourrait bénéficier d'une approche moins formelle. Cependant, si vous travaillez avec différents clients, il est obligatoire d'avoir l'air professionnel et il peut être judicieux d'estimer approximativement la taille de l'équipe. Les petites équipes auront probablement besoin d'une solution simple. Pour les grandes équipes, en revanche, le logiciel ERP pourrait être une meilleure solution. Étape 2: recherchez des alternatives Une fois que vous avez défini toutes vos exigences pour une solution de gestion de projet, il est temps de lancer la recherche. Commencez à rechercher des fournisseurs qui correspondent à vos besoins. Vous pouvez demander des recommandations à d'autres chefs de projet, essayer des moteurs de recherche, des magazines spécialisés, des revues spécialisées. Plus vous regardez, plus vous avez de chances de ne négliger aucune correspondance potentielle. Vous devez rassembler autant de fournisseurs que possible afin d'avoir un large éventail de choix. Une fois que vous avez créé une liste solide de fournisseurs, il est temps d'affiner votre sélection. Réduisez votre liste à environ cinq fournisseurs à tester et à choisir. Tout en faisant cela, considérez la technologie et combien il en coûterait pour passer à cette solution. Certains fournisseurs peuvent évidemment tomber en dehors de votre fourchette de prix, tandis que d'autres peuvent ne pas correspondre au style de votre équipe. De plus, d'autres fournisseurs ne correspondent pas à votre méthodologie de gestion de produit ou ne correspondent pas à la culture. Étape 3 : Faites un essai et évaluez-les par rapport à vos besoins Cela pourrait être la partie la plus difficile. C'est ici que vous essayez réellement des solutions de gestion de projet pour voir dans quelle mesure elles correspondent à vos besoins. Contactez différents fournisseurs de logiciels de gestion de projet pour des démos. Cependant, la meilleure façon de voir s'il y a une correspondance est d'essayer réellement chaque fournisseur présélectionné. Les démos vous montrent comment le produit fonctionne généralement, mais vous pouvez voir par vous-même s'il répond vraiment à vos besoins lors d'un essai. Les essais gratuits sont très populaires auprès de nombreux fournisseurs, que ce soit sous un compte limité (freemiums) ou pour une période limitée. Vous pouvez en commencer un tout de suite ou en demander un à votre fournisseur, s'il n'est pas proposé d'avance. Dans cette étape, il est important d'imiter le plus possible le processus réel. À cette fin, vous devez inviter les clients et tous les membres de votre équipe. Comme ils utiliseront le produit, leurs commentaires sont importants. Gardez les lignes de communication ouvertes pour contrer tout problème et pour rester au courant des choses. Une évaluation précise est essentielle ici. Il peut être judicieux de créer un système qui montre à quel point chaque fournisseur correspond à vos besoins. Avec votre équipe, classez chaque fournisseur en utilisant des notes (1 à 10) ou des adjectifs (bon, mauvais, moyen). De cette façon, le choix devient évident. N'oubliez pas de vérifier la sécurité des données. Cela est particulièrement important si vous travaillez avec des clients externes. Outre l'impact négatif sur la livraison du projet, les violations de données peuvent entraîner une perte de confiance avec les parties prenantes ou les clients. De plus, il est important de faire l'essai assez longtemps pour voir si c'est vraiment un bon ajustement. Assurez-vous que la nouvelle solution correspond à votre style de travail, vos habitudes et vos besoins. Assurez-vous également que vous n'adoptez pas une nouvelle solution juste pour le plaisir. Étape 4 : Évaluer les coûts Avant de prendre la décision finale, tenez compte des coûts pour différents fournisseurs de gestion de projet. Les coûts des logiciels de gestion de projet varient d'un fournisseur à l'autre. Certaines peuvent coûter des dizaines de dollars, tandis que les solutions ERP complexes peuvent coûter des milliers de dollars. Pensez également à ce qui serait une bonne solution de paiement. Un abonnement est-il la meilleure option pour vous ? Ou les paiements trimestriels seraient-ils une meilleure solution ? Lors de l'évaluation des coûts, il peut être judicieux de vérifier également les coûts de mise en œuvre et d'adoption. L'investissement sera-t-il pleinement justifié ? Si une solution prend du temps à implémenter, l'avantage qu'elle apporte peut être rendu nul. Pesez le coût de cet outil par rapport au coût de ne pas avoir cet outil. La plus grande erreur que vous puissiez faire avec un logiciel de productivité est d'ajouter cinq minutes de travail supplémentaire à chaque membre de votre équipe pour vous faire gagner cinq minutes. Dernier point, mais non le moindre : vérifiez si cela correspond au style de communication et de collaboration de votre équipe. Tout ce qui fait, les améliorera. Les outils qui ne le font pas peuvent avoir un impact négatif sur la communication interne et la collaboration. Étape 5 : mise en œuvre Même si vous avez sélectionné et signé un fournisseur de logiciel de gestion de projet, le processus n'est pas encore terminé. Vous devez également le mettre en œuvre. Le logiciel de gestion de projet n'est pas seulement pour le chef de projet, c'est pour l'équipe. Décrivez un plan qui montre comment votre équipe commencera à utiliser les nouvelles solutions. Il peut être judicieux de planifier des séances de formation, si nécessaire. Assurez-vous également que vous disposez de tous les outils nécessaires, que les intégrations sont terminées et que tous les documents importants sont disponibles dans la nouvelle solution. De plus, en tant que chef de projet, n'oubliez pas de montrer l'exemple. Utilisez la nouvelle solution autant que possible, répondez à toutes vos questions. Faites la promotion auprès des membres de l'équipe et des parties prenantes afin de l'intégrer le plus rapidement possible.