# Comment réussir la comptabilisation des frais de recrutement
La gestion comptable des frais de recrutement représente un enjeu stratégique majeur pour toute entreprise soucieuse d’optimiser sa structure financière. Entre les honoraires versés aux cabinets spécialisés, les abonnements aux plateformes numériques et les coûts annexes liés au processus de sélection, la diversité des dépenses exige une maîtrise approfondie des règles comptables en vigueur. Le Plan Comptable Général impose des classifications précises selon la nature des prestations, impactant directement la fiscalité et la présentation des états financiers. Dans un contexte où le recrutement devient un investissement prioritaire, comprendre les subtilités de l’imputation comptable permet non seulement de respecter les obligations légales, mais aussi d’identifier les leviers d’optimisation fiscale. Cette expertise comptable garantit une traçabilité parfaite des investissements en capital humain, facilitant l’analyse des coûts de recrutement et le pilotage budgétaire.
Les fondamentaux du PCG et la classification des charges de recrutement
Le Plan Comptable Général établit un cadre normatif rigoureux pour l’enregistrement des dépenses liées au recrutement. Cette classification repose sur la nature économique des transactions et leur finalité opérationnelle. La compréhension de ces mécanismes constitue le socle indispensable à toute gestion comptable rigoureuse des ressources humaines. L’imputation correcte des charges conditionne non seulement la régularité des comptes annuels, mais également l’optimisation des flux de trésorerie et la récupération de la TVA déductible.
Distinction entre compte 6284 (personnel intérimaire) et compte 6333 (honoraires de recrutement)
Le compte 6284 « Frais de recrutement du personnel » constitue la subdivision comptable privilégiée pour enregistrer les dépenses externes directement liées à l’attraction de candidats. Ce compte accueille notamment les factures émises par les agences de recrutement, les cabinets de chasse de têtes et les consultants en ressources humaines. L’écriture comptable standard débite ce compte 6284 pour le montant hors taxes des prestations, accompagné du débit du compte 44566 pour la TVA déductible, et crédite le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant total TTC.
La distinction avec le compte 6333 « Participation des employeurs à la formation professionnelle » s’avère fondamentale. Ce dernier concerne exclusivement les contributions obligatoires versées aux organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) ou aux opérateurs de compétences (OPCO). Contrairement aux frais de recrutement qui relèvent d’une démarche volontaire de l’entreprise, ces contributions constituent des obligations légales calculées sur la masse salariale. La confusion entre ces deux comptes génère des anomalies dans les déclarations fiscales et sociales.
Affectation au compte 6288 pour les frais d’annonces et de diffusion d’offres d’emploi
Les dépenses consacrées à la publication d’annonces d’emploi sur les supports spécialisés trouvent leur place dans le compte 6288 « Autres charges externes diverses ». Cette catégorie englobe les coûts de diffusion sur les jobboards généralistes, les sites carrières spécialisés par secteur d’activité, ainsi que les insertions dans la presse écrite professionnelle. L’utilisation de ce compte permet une traçabilité granulaire des investissements marketing RH, facilitant l’analyse du retour sur investissement par canal de recrutement.
Le traitement comptable des campagnes de recrutement numériques
de recrutement s’aligne sur celui des autres dépenses de communication : on comptabilise le montant hors taxes au débit du compte 6288, la TVA déductible au débit du compte 44566 « TVA sur autres biens et services », et le montant TTC au crédit du compte 401 « Fournisseurs ». Pour aller plus loin dans l’analyse, vous pouvez ventiler le compte 6288 par sous-rubriques analytiques (par exemple « Indeed », « LinkedIn », « APEC ») afin de suivre le coût d’acquisition d’un candidat par canal et d’ajuster vos budgets de recrutement en conséquence. Cette granularité vous permettra, en fin d’exercice, de rapprocher les dépenses engagées et le nombre de recrutements effectivement réalisés via chaque support.
Traitement comptable des cotisations pôle emploi et taxes d’apprentissage liées au recrutement
Certaines charges associées à l’embauche ne sont pas des frais de recrutement à proprement parler, mais des contributions sociales ou fiscales obligatoires. C’est le cas notamment des cotisations d’assurance chômage versées à l’URSSAF pour le compte de Pôle Emploi, ou encore de la taxe d’apprentissage et de la contribution à la formation professionnelle. Ces montants ne doivent pas être confondus avec les charges externes de type 62, car ils relèvent de la catégorie des impôts, taxes et versements assimilés.
Concrètement, les cotisations d’assurance chômage et contributions associées sont intégrées dans les écritures de paie et comptabilisées principalement au débit du compte 645 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance », avec un crédit des comptes 431 « Sécurité sociale » et 437 « Autres organismes sociaux ». La taxe d’apprentissage, de son côté, est imputée au compte 6331 « Taxe d’apprentissage », tandis que la contribution à la formation professionnelle est portée au compte 6333. Cette séparation nette permet de distinguer ce qui relève du coût du travail (charges sociales) de ce qui constitue un investissement volontaire dans le processus de recrutement (frais d’annonces, honoraires, logiciels, etc.).
Sur le plan fiscal, ces contributions obligatoires demeurent déductibles du résultat imposable, au même titre que les autres charges d’exploitation. Cependant, les regrouper à tort avec les frais de recrutement peut biaiser vos indicateurs internes, par exemple le coût moyen de recrutement par poste, et rendre plus difficile la comparaison entre vos dépenses discrétionnaires et vos obligations légales. L’enjeu consiste donc à tracer distinctement chaque nature de charge, afin de pouvoir piloter avec précision votre politique de recrutement et vos charges de personnel.
Utilisation du compte 621 pour la rémunération des cabinets de chasse de têtes externes
Lorsque vous confiez la recherche de profils rares ou stratégiques à un cabinet de chasse de têtes, la rémunération de ce prestataire s’apparente à une prestation de services intellectuels spécialisée. Dans la pratique, de nombreuses entreprises imputent ces honoraires soit au compte 6284 « Frais de recrutement du personnel », soit au compte 621 « Personnel extérieur à l’entreprise », en fonction de la nature de la mission et du degré d’intégration du prestataire au processus interne. Le compte 621 est particulièrement pertinent lorsque le cabinet intervient de manière récurrente et quasi intégrée à vos équipes RH, comme une ressource externe durable.
L’écriture comptable type consiste à débiter le compte 621 « Personnel extérieur à l’entreprise » du montant hors taxes des honoraires, à débiter le compte 44566 pour la TVA déductible, et à créditer le compte 401 pour le montant TTC de la facture. Ce traitement renforce l’idée que le cabinet agit comme un prolongement temporaire de votre service Ressources Humaines, plutôt que comme un simple prestataire ponctuel. Pour sécuriser vos choix, il est recommandé de formaliser une note de procédure comptable interne précisant dans quelles situations vous recourez au compte 621 plutôt que 6284.
La comptabilisation des honoraires des cabinets de recrutement et chasseurs de têtes
Les honoraires facturés par les cabinets spécialisés représentent souvent la part la plus visible des frais de recrutement, en particulier pour les profils de cadres et dirigeants. Leur traitement comptable doit être cohérent avec la nature des prestations fournies et respecter les règles de TVA applicables aux prestations de services. Bien classer ces honoraires vous permettra également de mesurer la rentabilité du recours à l’externalisation du recrutement par rapport à une gestion 100 % interne.
Enregistrement des factures des cabinets spécialisés comme robert half ou michael page
Les cabinets de recrutement comme Robert Half, Michael Page, Hays ou Badenoch + Clark facturent généralement leurs services sous forme d’honoraires forfaitaires ou proportionnels au salaire annuel brut du candidat recruté. Du point de vue comptable, ces prestations sont enregistrées en charges externes, le plus souvent en compte 6284 « Frais de recrutement du personnel » ou en compte 6226 « Honoraires » selon l’organisation de votre plan de comptes. Le choix entre ces deux comptes doit être cohérent dans le temps pour garantir la comparabilité des exercices.
L’écriture standard est la suivante : débit du compte 6284 (ou 6226) pour le montant HT de la facture, débit du compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services », crédit du compte 401 « Fournisseurs » pour le montant TTC. Au moment du règlement, on débite le compte 401 et on crédite le compte 512 « Banque ». Vous pouvez, si vous le souhaitez, suivre ces dépenses par cabinet via des codes analytiques, afin de comparer la performance de vos partenaires en termes de coût, de délai de recrutement et de qualité des profils présentés.
Dans les cas où le cabinet facture des frais de dossier ou de lancement de mission distincts des honoraires de succès, il est possible de les ventiler en sous-comptes (par exemple 62841 « Honoraires fixes » et 62842 « Success fees »). Cette ventilation détaillée améliore la lisibilité des états financiers et permet de mieux négocier les conditions contractuelles à partir de données historiques objectives. Vous disposez ainsi d’une vue précise du coût total de chaque mission de recrutement externalisée.
Déductibilité fiscale et modalités de TVA sur prestations intellectuelles de recrutement
Sur le plan fiscal, les honoraires de recrutement constituent des charges déductibles du résultat imposable, dès lors qu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise et qu’ils sont dûment justifiés par des factures conformes. Ils s’inscrivent dans les charges d’exploitation courantes et viennent réduire le bénéfice imposable de l’exercice au cours duquel la prestation est fournie. En règle générale, il n’y a pas lieu de les immobiliser, car ces dépenses ne génèrent pas un actif identifiable contrôlé par l’entreprise, contrairement à un logiciel ou un brevet.
Concernant la TVA, les cabinets de recrutement assujettis facturent leurs prestations avec la TVA au taux normal en vigueur. Votre entreprise peut déduire cette TVA, si elle-même exerce une activité soumise à TVA et ne relève pas d’un régime spécifique limitant le droit à déduction (par exemple certaines activités financières ou médicales). L’enregistrement passe par le compte 44566, qui rassemble la TVA déductible sur les autres biens et services. La TVA non déductible, le cas échéant, doit être intégrée dans le coût de la charge et donc ajoutée au montant imputé au compte 6284 ou 6226.
En cas de recrutement pour des activités partiellement soumises à TVA, il peut être nécessaire de proratiser la TVA déductible à l’aide du coefficient de déduction applicable. Cette situation concerne notamment les entreprises exerçant des activités mixtes, comme certains groupes associant prestations assujetties et exonérées. Dans un tel contexte, bien documenter la nature des missions de recrutement et leur affectation aux différentes activités devient essentiel pour justifier le montant de TVA récupérée en cas de contrôle fiscal.
Gestion des clauses de garantie et reprises de candidats dans les écritures comptables
La plupart des contrats de recrutement prévoient une clause de garantie, par exemple un remplacement sans frais du candidat en cas de départ pendant une période donnée (3, 6 ou 12 mois). Sur le plan comptable, ces clauses n’ouvrent pas droit, par principe, à la constitution d’une provision à la date de facturation, sauf si un risque avéré est identifié. En pratique, on enregistre la charge dans son intégralité au moment où la facture est émise, car la prestation de recrutement est considérée comme réalisée lorsque le candidat prend ses fonctions.
Si, ultérieurement, la garantie est actionnée et que le cabinet propose un nouveau candidat sans facturer d’honoraires supplémentaires, aucune nouvelle écriture de charge n’est nécessaire : le coût initial couvre l’ensemble de la prestation incluant la reprise. En revanche, si le cabinet accorde un avoir partiel ou total (par exemple en cas de rupture de période d’essai), celui-ci doit être comptabilisé au crédit du compte de charges concerné (6284 ou 6226) et au débit du compte 401 « Fournisseurs ». Cette écriture vient diminuer le montant de la charge de recrutement sur l’exercice où l’avoir est émis.
Dans certains cas, la garantie se traduit non pas par un avoir mais par un crédit à valoir sur une future mission de recrutement. Vous pouvez alors enregistrer ce crédit dans un compte de tiers spécifique (compte 4091 « Fournisseurs – Avances et acomptes versés sur commandes ») afin de suivre l’utilisation de ce droit à prestation. Cette approche permet de refléter fidèlement la réalité économique : la charge initiale est partiellement compensée par un droit à une prestation future, ce qui réduit le coût net des recrutements sur plusieurs exercices.
Comptabilisation des success fees et commissions au pourcentage du salaire brut annuel
Les success fees, très répandus dans les missions de chasse de têtes pour cadres dirigeants, sont des commissions calculées en pourcentage du salaire brut annuel du candidat recruté (par exemple 20 % ou 25 %). D’un point de vue comptable, ils ne sont constatés qu’au moment où l’événement déclencheur survient : la signature du contrat de travail ou la fin de la période d’essai selon les termes du contrat. Avant cette date, il n’y a pas de dette certaine vis-à-vis du cabinet, donc aucune écriture de charge ne doit être anticipée.
Une fois la condition remplie, on comptabilise la facture de success fee en charges externes, comme pour tout honoraire de recrutement : débit du compte 6284 ou 6226 pour le montant HT, débit du compte 44566 pour la TVA, crédit du compte 401 pour le montant TTC. Si la rémunération du candidat évolue rapidement (augmentation de salaire dans les premiers mois) et que le contrat prévoit un ajustement de la commission, un complément de facturation peut intervenir. Ce complément sera enregistré selon les mêmes principes, dans l’exercice au cours duquel il est facturé.
Pour piloter efficacement vos coûts, il est pertinent d’isoler ces success fees dans un sous-compte, par exemple 62845 « Commissions de recrutement au succès ». Vous pourrez ainsi comparer le coût des missions facturées au forfait avec celles rémunérées au succès, et ajuster votre stratégie d’externalisation en conséquence. Cette finesse d’analyse est précieuse pour répondre à une question clé : vaut-il mieux internaliser le recrutement ou payer une commission importante pour sécuriser un profil critique ?
Le traitement des frais de publication d’annonces sur indeed, LinkedIn recruiter et jobboards
À l’ère du digital, une part croissante du budget de recrutement est consacrée aux jobboards, aux réseaux sociaux professionnels et aux plateformes spécialisées. Ces outils permettent d’augmenter la visibilité des offres d’emploi et d’accéder à des bassins de talents ciblés, mais ils génèrent aussi une multitude de micro-dépenses (annonces sponsorisées, crédits, abonnements). Leur bonne comptabilisation est essentielle pour mesurer le coût réel des campagnes et arbitrer entre les différents canaux.
Imputation comptable des abonnements LinkedIn talent solutions et indeed sponsored jobs
Les solutions LinkedIn Talent Solutions (LinkedIn Recruiter, LinkedIn Jobs, campagnes sponsorisées) et les offres Indeed Sponsored Jobs fonctionnent souvent sous forme d’abonnements ou de budgets mensuels. D’un point de vue comptable, ces dépenses correspondent à des charges externes liées à la communication et au recrutement, que l’on impute généralement au compte 6288 « Autres charges externes ». Ce compte permet de regrouper l’ensemble des investissements en visibilité RH, quels que soient les supports utilisés.
Lors de la réception de la facture mensuelle ou trimestrielle, on débite le compte 6288 pour le montant hors taxes, on débite le compte 44566 pour la TVA déductible, et on crédite le compte 401. S’il s’agit d’un abonnement annuel payé d’avance, couvrant plusieurs exercices, il peut être pertinent de constater une charge constatée d’avance (compte 486) à la clôture, pour rattacher la dépense à la bonne période. Cette démarche est particulièrement recommandée lorsque le montant est significatif, afin de respecter le principe de séparation des exercices.
Dans une optique de pilotage budgétaire, vous pouvez structurer votre comptabilité analytique pour distinguer, par exemple, « LinkedIn Talent Solutions », « Indeed Sponsored Jobs », « Google for Jobs » ou tout autre canal de diffusion. Vous disposerez ainsi d’indicateurs précis sur le coût par candidature ou le coût par embauche, et pourrez décider d’augmenter ou de réduire les budgets sur les plateformes les plus performantes. Comme pour une campagne marketing, la comptabilisation fine devient un véritable outil de pilotage stratégique.
Comptabilisation des campagnes de recrutement sur APEC et RegionsJob
Les campagnes de recrutement menées sur des plateformes plus spécialisées comme l’APEC, RegionsJob (HelloWork), Cadremploi ou Meteojob suivent les mêmes principes. Qu’il s’agisse d’achats de packs d’annonces, de crédits de diffusion ou de services de mise en avant, ces dépenses sont généralement comptabilisées en compte 6288. L’objectif reste de refléter fidèlement le coût de la visibilité obtenue pour attirer les candidats ciblés, en le distinguant des honoraires de sélection ou d’évaluation.
La particularité de ces plateformes réside dans la diversité de leurs offres : certaines proposent des services mixtes incluant à la fois la rédaction des annonces, la multidiffusion et parfois même un premier tri des candidatures. Lorsque ces services sont clairement détaillés sur la facture, il est possible de ventiler la dépense entre le compte 6288 (diffusion) et le compte 6284 ou 6226 (prestations de sélection ou de conseil RH). Cette ventilation, même si elle n’est pas obligatoire, permet de mieux distinguer ce qui relève du marketing RH et ce qui relève du conseil en recrutement.
En fin d’année, l’analyse de ces comptes vous permettra de comparer l’efficacité des différents jobboards, en rapprochant les montants engagés et le nombre de recrutements effectivement réalisés via chaque plateforme. Vous pourrez ainsi identifier les canaux surinvestis ou sous-exploités et redéployer vos budgets en conséquence. Cette démarche s’apparente à celle d’un directeur marketing qui arbitre entre différents supports publicitaires en fonction de leur retour sur investissement.
Enregistrement des prestations de rédaction et diffusion par des agences spécialisées
De plus en plus d’entreprises confient à des agences spécialisées la rédaction optimisée de leurs offres d’emploi, la création de pages carrières et la diffusion multicanale des annonces. Ces prestations combinent à la fois un volet éditorial (copywriting RH), un volet graphique (visuels, vidéos) et un volet média (achat d’espaces et diffusion). Comment les comptabiliser ? Tout dépend de la ventilation proposée dans le devis et la facture.
Lorsque l’agence détaille les prestations, il est possible de distinguer : d’une part, les honoraires de conseil et de création, imputés au compte 6226 « Honoraires » ou éventuellement à 623 « Publicité, publications », et d’autre part, les frais de diffusion, rattachés au compte 6288. Si la facture est globale et que la part média n’est pas identifiable, on peut opter pour une imputation intégrale en 6288 ou 6226, en conservant une logique constante d’un exercice à l’autre. L’essentiel est de pouvoir justifier le traitement retenu en cas de contrôle.
La TVA afférente à ces prestations suit le régime classique des services : elle est déductible si l’entreprise y est éligible. En phase de clôture, il peut être pertinent de rapprocher le coût de ces campagnes avec les indicateurs RH (nombre de candidatures, qualité des profils, délai moyen de recrutement) pour évaluer le rapport coût / efficacité. Là encore, une comptabilisation fine devient un levier de stratégie RH : vous ne vous contentez pas d’enregistrer des chiffres, vous mesurez l’impact réel de chaque action de communication sur vos recrutements.
La valorisation et l’amortissement des logiciels ATS et outils de gestion candidatures
Les logiciels ATS (Applicant Tracking System) et les plateformes de gestion des candidatures occupent aujourd’hui une place centrale dans les dispositifs de recrutement. Workday Recruiting, Taleo, SmartRecruiters, Recruitee ou Lever structurent les processus, automatisent les tâches répétitives et produisent des indicateurs clés pour les équipes RH. Contrairement aux frais de recrutement ponctuels, ces solutions peuvent, selon leur nature, être considérées comme des immobilisations incorporelles et faire l’objet d’un amortissement.
Immobilisation des licences workday recruiting, taleo ou SmartRecruiters en compte 205
Lorsqu’une entreprise acquiert une licence de logiciel de recrutement pour une durée significative, avec un droit d’usage stable et identifié (par exemple une licence perpétuelle ou pluriannuelle), il est possible d’inscrire cette dépense en immobilisation incorporelle. On utilise alors le compte 205 « Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs similaires ». Cette option est pertinente lorsque le montant est important et que le logiciel apporte des avantages économiques durables, au-delà d’un seul exercice.
L’écriture de mise à l’actif consiste à débiter le compte 205 pour le coût d’acquisition hors taxes (y compris, le cas échéant, certains frais de mise en service directement attribuables), à débiter le compte 44562 « TVA déductible sur immobilisations », et à créditer le compte 404 « Fournisseurs d’immobilisations » pour le montant TTC. Ensuite, l’immobilisation est amortie sur sa durée d’utilisation estimée, généralement comprise entre 3 et 5 ans pour un logiciel de recrutement. L’amortissement est constaté par le débit du compte 6811 « Dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles » et le crédit du compte 2805 « Amortissements des concessions et droits similaires, brevets, licences, logiciels ».
Ce traitement comptable permet de lisser le coût du logiciel sur plusieurs exercices, en ligne avec l’utilisation effective de l’outil. Il reflète mieux la réalité économique qu’une charge ponctuelle, notamment pour les grandes entreprises qui investissent massivement dans des suites RH intégrées comme Workday ou Oracle HCM. Bien sûr, l’activation n’est pas obligatoire : une entreprise peut choisir de passer ces dépenses en charges, mais elle perd alors la possibilité de matérialiser à l’actif la valeur de son outil de recrutement.
Durée d’amortissement et plan comptable pour les solutions SaaS de recrutement
Avec la généralisation des solutions SaaS de recrutement, la frontière entre charge et immobilisation peut sembler plus floue. En effet, beaucoup d’ATS sont désormais proposés sous forme d’abonnements annuels renouvelables, sans transfert de propriété du logiciel. Dans ce cas, la doctrine comptable penche généralement en faveur d’une comptabilisation en charges (compte 613 ou 628), la dépense représentant un service continu plutôt qu’un actif incorporel contrôlé.
Toutefois, lorsqu’un contrat SaaS s’accompagne de frais d’implémentation initiaux significatifs (paramétrage, intégration SI, formation dédiée) et que ces coûts procurent des avantages sur plusieurs années, une partie de ces frais peut être immobilisée, sous réserve de respecter les critères d’un actif (contrôle, avantages économiques futurs, évaluation fiable). On les enregistre alors au compte 205, distinctement des redevances d’abonnement qui restent en charges. La durée d’amortissement retenue reflète la durée d’utilisation prévisible de la solution, souvent calée sur la durée contractuelle ferme.
En pratique, il est utile de documenter votre analyse (note interne, avis de l’expert-comptable) pour justifier le traitement retenu en cas de contrôle. Vous pouvez par exemple comparer votre logiciel de recrutement à un outil industriel : si vous l’utilisez pour structurer en profondeur votre processus sur plusieurs années, l’activation se défend. Si, au contraire, l’abonnement reste facilement résiliable et remplaçable, la charge immédiate paraît plus adaptée. Dans tous les cas, la cohérence et la constance du traitement d’un exercice à l’autre priment.
Traitement des abonnements mensuels aux plateformes comme recruitee ou lever
Les abonnements mensuels ou trimestriels à des plateformes comme Recruitee, Lever, Greenhouse ou Welcome to the Jungle Talentsoft sont généralement comptabilisés en charges externes, au compte 628 ou 6135 « Locations de matériels et logiciels » selon la granularité de votre plan comptable. Ces frais correspondent à un service continu de mise à disposition d’une plateforme, qui ne remplit pas, en tant que tel, les critères d’une immobilisation incorporelle. L’entreprise ne détient pas le logiciel : elle en loue simplement l’usage.
À chaque facture, on débite donc le compte de charges approprié pour le montant HT, on débite le compte 44566 pour la TVA déductible, et on crédite le compte 401. Lorsque les abonnements sont payés d’avance (par exemple un engagement de 12 mois réglé en une fois), il est cohérent de constater une charge constatée d’avance (compte 486) à la clôture, pour rattacher la dépense à la période couverte. Ce traitement est analogue à celui d’un abonnement télécom ou d’un hébergement cloud.
Pour optimiser votre suivi, vous pouvez regrouper tous les abonnements liés au recrutement dans un sous-compte dédié, par exemple 62886 « Abonnements logiciels recrutement ». Vous aurez ainsi une vision claire du coût récurrent de votre stack d’outils RH et pourrez arbitrer entre plusieurs solutions en connaissance de cause. Cette vision globale est d’autant plus importante que les budgets SaaS ont tendance à augmenter rapidement avec la multiplication des outils spécialisés.
Les frais annexes de recrutement et leur imputation comptable spécifique
Au-delà des honoraires et des annonces, un processus de recrutement complet génère une série de frais annexes souvent sous-estimés : tests psychométriques, déplacements de candidats, vérifications de références, enquêtes de moralité, etc. Bien que moins visibles, ces dépenses contribuent à la qualité de la décision de recrutement et doivent, elles aussi, être correctement imputées. Les regrouper de manière cohérente permet de disposer d’une vision exhaustive du coût par recrutement.
Comptabilisation des tests psychométriques AssessFirst et évaluations central test
Les plateformes d’évaluation comme AssessFirst, Central Test, Talent Q ou Hogan facturent des crédits de tests ou des abonnements permettant de réaliser des évaluations psychométriques, de personnalité ou de compétences. Ces outils s’inscrivent pleinement dans le processus de sélection des candidats et peuvent être rattachés au compte 6284 « Frais de recrutement du personnel » ou au compte 6288 lorsqu’ils sont intégrés dans un bouquet plus large de services RH. L’important est de conserver une logique de classement uniforme.
À la réception des factures, l’écriture comptable classique consiste à débiter le compte 6284 ou 6288 pour le montant hors taxes, débiter le compte 44566 pour la TVA, et créditer le compte 401. Si les tests sont utilisés à la fois pour des recrutements externes et de la mobilité interne, vous pouvez ventiler la charge en comptabilité analytique entre « recrutement » et « développement des talents ». Cela vous permettra de distinguer, par exemple, le coût de la détection de potentiels internes de celui de la recherche de nouveaux talents sur le marché.
Dans le cas de packs de crédits valables sur plusieurs exercices, se pose la question d’un éventuel étalement de la charge. La plupart des entreprises choisissent toutefois de passer la totalité en charges à la date d’achat, notamment lorsque le montant reste modeste et que la consommation est rapide. Pour des engagements plus significatifs, un suivi par charges constatées d’avance peut être envisagé afin de respecter au mieux le principe de rattachement.
Enregistrement des frais de déplacement et d’hébergement des candidats interviewés
Pour certains postes, notamment de cadres dirigeants ou de profils techniques rares, l’entreprise prend en charge les frais de déplacement et d’hébergement des candidats convoqués en entretien. Ces dépenses, bien qu’exceptionnelles, font partie intégrante du coût de recrutement et doivent être comptabilisées avec soin. Elles peuvent être imputées au compte 6251 « Voyages et déplacements » pour les transports, et au compte 6256 « Missions » ou 6257 « Réceptions » pour l’hébergement et la restauration, en mentionnant clairement qu’il s’agit de candidats externes.
Lorsque les frais sont engagés directement par l’entreprise (achat de billets, réservation d’hôtel), l’écriture consiste à débiter le compte 625 concerné et le compte 44566 pour la TVA récupérable, tout en créditant le compte 401 ou 512 selon que la dépense est réglée à crédit ou immédiatement. Si, à l’inverse, le candidat avance les frais et se fait rembourser, on enregistre d’abord la note de frais au crédit du compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » (ou d’un compte spécifique « Candidats »), puis le règlement en banque viendra solder ce compte. Ce schéma est analogue à celui utilisé pour les notes de frais des salariés.
Sur le plan fiscal, ces frais sont déductibles dès lors qu’ils répondent à l’intérêt de l’entreprise (recruter un collaborateur) et qu’ils sont dûment justifiés (factures, billets, confirmations de réservation). Il convient simplement d’être en mesure de démontrer que ces dépenses ne constituent pas des avantages personnels injustifiés, mais bien des frais professionnels liés au processus de sélection. Dans une logique de pilotage, vous pouvez rattacher ces montants par projet de recrutement afin de mesurer leur impact sur le coût global des embauches à l’international ou hors région.
Traitement des frais de vérification background checks et enquêtes de moralité
Les vérifications d’antécédents (background checks), contrôles de casier judiciaire, vérifications de diplômes ou enquêtes de moralité sont de plus en plus fréquents, notamment pour des postes sensibles (finance, sécurité, compliance). Ces prestations, confiées à des sociétés spécialisées, constituent des charges externes directement liées au recrutement. Elles peuvent être enregistrées en compte 6284 « Frais de recrutement » ou 6226 « Honoraires » selon la nature du contrat et la présentation de la facture.
Comme pour les autres prestations de services, on débite le compte de charges pour le montant HT, on débite le compte 44566 pour la TVA déductible, et on crédite le compte 401. Lorsque les background checks sont facturés en pack pour un volume important de vérifications, il est possible de suivre la consommation de ces crédits via la comptabilité analytique, en les rattachant à chaque recrutement réalisé. Cette approche offre une vision précise du coût de sécurisation juridique et réputationnelle associé à vos embauches.
Au-delà de la simple conformité, ces frais participent à la maîtrise des risques opérationnels et d’image de l’entreprise. Dans un contexte de plus en plus réglementé (lutte contre le blanchiment, anti-corruption, RGPD), ils peuvent s’apparenter au coût d’une « assurance ex ante » contre les risques liés à un mauvais recrutement. Les comptabiliser correctement, c’est donc aussi reconnaître leur rôle stratégique dans la gestion globale des risques de l’entreprise.
Optimisation fiscale et récupération de la TVA sur prestations de recrutement
La bonne imputation comptable des frais de recrutement n’a pas seulement un enjeu de présentation des comptes : elle conditionne aussi l’optimisation fiscale et la récupération de la TVA. En identifiant précisément la nature de chaque dépense (honoraires, annonces, logiciels, frais annexes), vous maximisez vos droits à déduction et évitez les requalifications lors d’un contrôle. La frontière entre charge immédiate et immobilisation, entre dépense professionnelle et avantage, doit être gérée avec rigueur.
Du côté de l’impôt sur les sociétés, la quasi-totalité des frais de recrutement est déductible, à condition d’être justifiée, engagée dans l’intérêt de l’entreprise et correctement rattachée à l’exercice concerné. La question centrale n’est donc pas tant la déductibilité que le bon étalement dans le temps (charges vs immobilisations) et le suivi analytique. En optimisant la structure de vos comptes et en utilisant des sous-comptes dédiés, vous pourrez calculer des indicateurs comme le coût global de recrutement par poste, par canal ou par pays, et orienter vos investissements RH de manière plus éclairée.
En matière de TVA, la clé consiste à vérifier l’assujettissement de votre activité : une entreprise entièrement soumise à TVA pourra récupérer la TVA sur la plupart des frais de recrutement (honoraires, annonces, logiciels, déplacements), à l’exception des cas où la déduction est limitée par nature (certains frais de logement ou de restauration). Pour les structures à activité mixte (assujettie et exonérée), il faudra appliquer les coefficients de déduction, ce qui suppose de bien documenter l’affectation des recrutements aux différentes branches d’activité. Une comptabilité de recrutement précise devient alors un atout majeur pour sécuriser vos droits à remboursement.
En définitive, réussir la comptabilisation des frais de recrutement revient à trouver le juste équilibre entre conformité réglementaire et finesse d’analyse. En traitant chaque catégorie de dépense selon les règles du Plan Comptable Général et en reliant systématiquement vos écritures à des indicateurs RH, vous transformez une obligation administrative en véritable levier de pilotage stratégique. Vous disposez alors d’une cartographie claire de vos investissements en capital humain, indispensable pour accompagner durablement la croissance de votre organisation.