Comment utiliser un logiciel de comptabilité ?

Publié le : 21 février 20215 mins de lecture

Après avoir décidé de rationaliser vos processus commerciaux avec un logiciel de comptabilité, vous vous demandez peut-être, et maintenant ? Vous devez savoir comment utiliser un logiciel de comptabilité pour en tirer tous les avantages.

La première étape dans l’utilisation d’un logiciel de comptabilité est de choisir celui que vous voulez. Bien que tous les logiciels de comptabilité ne soient pas identiques, vous devez comprendre certaines fonctionnalités de base. Lisez la suite pour apprendre à utiliser un logiciel de comptabilité.

Fonctionnalités du logiciel de comptabilité

Tout d’abord, vous devez choisir un logiciel qui correspond aux besoins de votre entreprise. Déterminez les fonctionnalités, l’accessibilité et la convivialité dont vous souhaitez disposer pour votre logiciel.

Voici quelques-unes des fonctions de base des logiciels de comptabilité :

  • Traitement de facture
  • Suivre les dépenses et les revenus
  • Payer les fournisseurs
  • Organiser les états financiers
  • Accéder et imprimer les formulaires fiscaux IRS

Le suivi des dépenses et des revenus, le traitement des factures sont toutes des fonctions nécessaires dans les logiciels de comptabilité. Pourquoi sont-ils importants, que font-ils et comment les utilisez-vous ?

Comment utiliser un logiciel de comptabilité

L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent des logiciels de comptabilité est de rester organisée et d’accéder aux registres financiers. Découvrez comment utiliser les différentes fonctions des logiciels de comptabilité.

Traitement de facture

Le logiciel de comptabilité est un excellent outil à utiliser pour stocker les informations de facturation. Vous pouvez créer et distribuer des factures aux clients qui vous doivent de l’argent. Et vous pouvez saisir des factures fournisseur lorsque vous devez de l’argent.

Pour créer une facture, vous entrerez des informations telles que le nom du client, le numéro et la date de la facture, la date d’échéance, le produit ou service fourni, la quantité, le prix et le compte. Vous pouvez imprimer et poster la facture ou l’envoyer par e-mail à votre client. Les factures servent d’enregistrements pour l’argent qui vous est dû.

Lorsque vous recevez une facture, vous devez la saisir dans le logiciel. Cela vous permet de savoir à qui vous devez de l’argent et facilite le paiement de la facture.

En règle générale, vous saisirez des informations telles que le nom du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d’échéance, le compte, le montant et la description.

Suivre les dépenses et les revenus

Votre logiciel de comptabilité vous permet de suivre les dépenses et les revenus. Lorsque vous effectuez ou recevez des paiements, votre logiciel de comptabilité vous montrera le nouveau solde de ce que vous devez et de ce qui vous est dû.

Pour avoir des dossiers financiers exacts, vous devez connaître les dépenses que vous devez et les revenus qui vous sont dus. Si vous utilisez la comptabilité d’exercice, votre logiciel doit avoir un suivi des comptes clients et des comptes fournisseurs facile à utiliser.

L’utilisation de vos factures fournisseurs vous permet de suivre vos dépenses. Une fois que vous avez une liste des différents fournisseurs auxquels vous devez de l’argent, vous pouvez afficher les rapports de factures impayées pour évaluer vos dépenses professionnelles.

Vous pouvez suivre vos revenus en fonction du nombre de factures clients impayées. Après avoir créé et envoyé des factures aux clients, vous pourrez avoir une meilleure idée de ce que votre entreprise a gagné.

Payer les fournisseurs

Un logiciel de comptabilité vous permet d’effectuer facilement des paiements. Parce que vos factures sont enregistrées dans votre logiciel, vous savez combien vous devez à chaque fournisseur. Cela simplifie le processus de paiement.

Sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez payer, la date, le montant du paiement et le compte. Ensuite, imprimez un chèque. Cela automatise le processus pour vous afin que vous n’ayez pas besoin d’écrire des chèques à la main. Et, vous savez exactement combien vous devez sans avoir besoin de référencer des factures papier ou des notes.

Organiser les états financiers

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité vous donne un accès instantané à vos rapports financiers. Vous pouvez consulter votre compte de résultat (profits et pertes) et votre bilan dans votre logiciel. Sélectionnez simplement la date de la période que vous souhaitez consulter.

Tant que votre logiciel suit les revenus et les dépenses de votre entreprise, il génère le rapport pour vous. Vous n’aurez pas besoin de faire une déclaration vous-même.

Le stockage des états financiers dans votre logiciel évite la perte d’enregistrements. Les fichiers papier peuvent facilement être endommagés ou perdus, ce qui vous laisse brouiller. Avec un logiciel de comptabilité en ligne, vos informations sont sécurisées. Si votre entreprise est auditée, vous avez un accès rapide à vos dossiers.

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