La gestion de projet en entreprise

Construire une maison, réparer une voiture de collection, peindre la pépinière ou organiser le 25e anniversaire de l’entreprise. Tous ces exemples ont une chose en commun : ce sont tous des projets. Cela nécessite l’organisation d’étapes individuelles pour atteindre l’objectif. La gestion de projet ne signifie rien d’autre que le contrôle de toutes les activités nécessaires pour atteindre un objectif de projet. Le chef de projet décompose l’objectif en plusieurs étapes et prête attention aux ressources nécessaires, à l’équipe, à la planification du temps et au contact entre tous les participants. On ne construit pas une maison en empilant seulement quelques briques. L’ancien a parfois besoin de la recherche de pièces de rechange rares, ce qui retarde le processus. La chambre des enfants a besoin d’une pièce préparée, de la couleur à la matière, pour pouvoir être peinte. Une gestion de projet réussie se caractérise par différentes phases qu’on vous présente à travers cet article.

1. Initiation

La gestion du projet commence par l’initiation. Quel est l’objectif ? Qui est généralement responsable ? Qui se voit attribuer d’autres tâches responsables ? Pour l’anniversaire d’une entreprise, cela signifie : qui est responsable de l’organisation et qui constitue l’équipe ? Lors de l’initiation, le calendrier approximatif est déterminé et un aperçu des ressources nécessaires est donné. La célébration a lieu dans six mois tout en établissant le budget. À partir de ce dernier, le chef de projet désigné doit organiser la meilleure célébration possible et déléguer les tâches. Vous envisagez de lancer un projet ? Vous trouverez ici de précieux conseils pour un démarrage de projet réussi !

2. La planification

Dans l’étape suivante, le projet est planifié dans tous ses détails et les sous-projets sont décomposés. La célébration comprend, par exemple, les grands points de repère, le calendrier, la nourriture et les boissons, la conception du programme et les relations publiques. Chaque achèvement d’un sous-projet est un jalon sur le chemin du projet global.

Le plan des coûts attribue un budget raisonnable avec un montant tampon à chaque sous-projet. Cela doit être respecté par les responsables du projet. Le calendrier pour la planification des dates clés et la distribution des ressources, sont également inclus. Dans l’exemple de l’anniversaire d’une entreprise, le chef de projet peut avoir des dépenses plus élevées pour la nourriture et les boissons, mais si le projet est sous-traité à un traiteur, il y a peu de coûts de temps propre. La planification du programme nécessite beaucoup de personnel, mais normalement moins de budget. La phase de planification dans l’organisation du projet jette les bases d’un bon déroulement des événements. Les tampons dans la planification du temps et du budget minimisent les risques de problèmes imprévus. Les connaissances et l’expérience des autres doivent être acceptées tant que l’examen critique a lieu. Le fait que le boucher était excellent dans la restauration il y a 20 ans, ne signifie rien pour la qualité d’aujourd’hui. Le chef de projet a pour tâche d’identifier et de contrecarrer les imprévus et les sources d’erreur possibles le plus tôt possible. La bonne gestion dépend de l’interaction entre le chef de projet, ses responsables et du respect du cahier des charges.

3. Mise en œuvre et contrôle

Après les travaux préliminaires, la direction du projet peut commencer la mise en œuvre. Les employés responsables commencent à passer des coups de téléphone, à étudier les suggestions alimentaires et à rassembler de vieilles photos de l’entreprise, par exemple. Le chef de projet coordonne les progrès dans des délais raisonnables et compare la mise en œuvre du projet avec le plan de projet. Des écarts se produisent et doivent être soigneusement documentés. Si un dépassement de budget est justifié et documenté, des contre-mesures peuvent être prises dans d’autres domaines. Le patron principal aimerait un buffet de gala au lieu d’une salade de pommes de terre ? Avec une bonne planification et un bon accord, ce n’est pas un problème. Grâce à des réunions intermédiaires, les responsables du projet savent que les artistes de cabaret préférés du directeur commercial qui planifie le spectacle ne sont pas disponibles. Ceux-ci auraient épuisé le budget partiel utilisé pour le dîner de gala en raison du changement de programme de divertissement. L’organisation du projet nécessite la gestion des grandes zones, une communication continue sans interférer avec les zones réelles.

4. Conclusion et suivi

Une fois l’objectif atteint, le projet doit être officiellement clôturé. La vision rétrospective de l’ensemble du projet est importante pour mieux apprendre. Les demandes supplémentaires doivent être discutées et les demandes doivent être exécutées. Les éventuelles difficultés et déviations par rapport au plan sont autant de chances d’améliorer la planification et de travailler plus judicieusement dès le début du prochain projet. Lors de la célébration du 25, tous les employés ont été photographiés devant le bâtiment de l’entreprise. Ces photos doivent être présentées sous forme d’installation vidéo dans 5 ans au 30 ans. C’est l’idée de la responsable du personnel, qui a découvert au cours de ses recherches qu’il y a peu de photos de l’histoire de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’on retire de la gestion de projet ?

Pourquoi avez-vous besoin d’une planification de projet ? Devriez-vous maintenant créer un calendrier pour chaque clou enfoncé ? La gestion de projet n’est pas une sur-organisation inutile. Chaque commande est un projet, que vous vouliez l’appeler ainsi ou non. Une prolongation peut rapidement retarder considérablement un projet si aucune période tampon n’a été prévue. La division en petits “paquets” gérables permet de réduire les coûts totaux du projet et de diminuer les risques. Lorsque tous les sous-projets ont été planifiés, vous connaissez les délais de réalisation estimés et pouvez calculer le temps nécessaire. Dans la plupart des cas, cela signifie une durée d’exécution raccourcie !

Une bonne organisation par la gestion de projet améliore la fidélité des clients. Les écarts par rapport au plan peuvent être évités ou du moins communiqués le plus tôt possible. Il est plus facile de satisfaire un client informé que d’équilibrer une plainte. Réfléchir à vos processus internes ne fait pas de mal dans le contexte de la gestion de projet ou de processus. Prenez un peu de recul et réfléchissez si vous feriez aujourd’hui exactement comme au début. Un point de vue extérieur permet de révéler les déchets et les problèmes cachés. Le fait de considérer votre entreprise et votre travail comme un projet peut vous aider à acquérir de nouvelles connaissances.

Pourquoi la gestion de projet est-elle importante dans le secteur ?

La planification des projets comporte de multiples facettes. Chaque commande client est un projet indépendant avec son propre cadre, son propre calendrier et sa propre consommation de ressources. La création d’une entreprise relève de la planification des projets et de sa transmission à la génération suivante. La planification, le traitement coordonné une fois terminé, un post-calcul contribuent à assurer une mise en œuvre sans heurts. La sécurité dans le processus assure la routine. Les contrôles de suivi et la planification du prochain projet permettent d’éviter les erreurs invisibles. Dans le commerce, de nombreuses commandes sont similaires, rarement identiques. C’est là que la gestion de projet est payante pour une entreprise artisanale. L’emploi d’un stagiaire peut également être considéré comme un projet : chaque stagiaire doit apprendre le même contenu, mais toutes les formations ne sont pas exactement les mêmes ou n’offrent pas le même bagage pratique. Le projet de formation sera plus important que l’attitude interne de l’entreprise “le stagiaire fait déjà cela, il n’est pas le premier”.

Comment la gestion de projet est-elle mise en œuvre ?

Que vous parliez de gestion de projet ou de planification, précisez bien qu’aucun objectif ne peut être atteint sans le chemin à suivre. Vous pouvez concevoir ce parcours et utiliser diverses aides. Pour la gestion des projets, des programmes typiques tels que le traitement de texte, les tableurs et aussi les logiciels graphiques sont disponibles. Vous n’avez pas besoin de logiciel spécial si vous documentez et communiquez de manière significative. La cartographie des flux de travail, comme dans Trello, vous aide à répartir les responsabilités entre plusieurs personnes. Pour diviser un projet en plusieurs parties, vous pouvez commencer une collection d’idées. Vous pouvez utiliser des méthodes sophistiquées comme Scrum pour la définition des objectifs, la planification des projets et la gestion des tâches. La planification des réseaux permet de représenter la séquence chronologique, la logique des sous-activités et d’optimiser la planification du temps.

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