Rester au fait des finances d'une entreprise est crucial, et plus une entreprise grandit, plus il devient difficile de suivre les revenus, les dépenses, les actifs et les passifs. Un bon système comptable est indispensable pour les entreprises de toutes tailles, mais avec le large éventail d'options disponibles sur le marché, les entrepreneurs peuvent avoir du mal à déterminer quel système est le mieux adapté à leur entreprise. Comprendre les éléments nécessaires d'un bon système comptable peut être un bon point de départ pour comparer différentes options sur le marché.
Tenue de livres précise
La précision est sans doute l'élément le plus important d'un bon système comptable. Afin de valoir votre temps et votre investissement, un système comptable doit conserver des soldes précis et à jour dans les comptes individuels et le grand livre. Des écarts peuvent survenir en raison de la corruption de la base de données, de problèmes de serveur ou d'erreurs de communication entre les systèmes intégrés externes, mais un bon système de comptabilité devrait être en mesure d'identifier et de corriger, ou du moins de signaler, les erreurs qui peuvent entraîner l'inexactitude des données.
Rapports robustes
Tous les systèmes comptables devraient inclure la capacité de créer des rapports financiers de base - états des résultats, bilans, états des flux de trésorerie et états des capitaux propres. Les bons systèmes de comptabilité incluent des fonctionnalités de reporting plus robustes qui permettent aux utilisateurs de créer des rapports personnalisés en utilisant n'importe quelle combinaison de données dans le système. Par exemple, un bon système sera en mesure de créer un rapport montrant le volume des ventes de produits spécifiques à des clients spécifiques sur une période de temps ou un autre montrant les changements dans les coûts d'achat d'articles spécifiques en stock au fil du temps, par fournisseur. Plus les capacités de reporting sont robustes, plus le système peut fournir d'informations sur les opportunités de gérer les finances plus efficacement.
Fonctionnalités intégrées
Les meilleurs systèmes comptables modernes incluent un large éventail d'options d'intégration pour une efficacité accrue. Recherchez des systèmes qui incluent des fonctionnalités telles que l'impression automatique de chèques, la numérisation des factures pour le stockage numérique et les mises à jour automatiques des comptes, l'intégration du système de point de vente ou l'accès à distance via des applications mobiles. Ce type de fonctions intégrées peut réduire considérablement le temps que le personnel comptable consacre à des tâches manuelles telles que la saisie de transactions et le traitement des chèques de paie.
Fonctionnalités d'audit
Les fonctionnalités d'audit à l'échelle du système sont essentielles pour un système comptable vraiment bon et fiable. Bien qu'un système ne puisse pas vérifier ses propres enregistrements par rapport aux relevés bancaires et à l'inventaire physique, il doit inclure des enregistrements d'utilisation détaillés qui peuvent être utilisés pour suivre la source, l'heure ou l'utilisateur derrière chaque changement dans les données du système. Cela peut vous permettre de suivre la source des écarts de données lorsqu'ils se produisent, ce qui peut vous éviter de nombreuses heures de frustration à l'avenir.
Évolutivité
L'évolutivité est une caractéristique des bons systèmes comptables. Même les systèmes conçus spécifiquement pour les petites entreprises devraient pouvoir évoluer et se développer parallèlement à l'entreprise. Recherchez des systèmes sans limite de nombre d'utilisateurs simultanés, de comptes ou de licences logicielles, ainsi que ceux conçus pour fonctionner efficacement sur des réseaux d'entreprise dispersés géographiquement.