Comment comptabiliser les notes de frais ?

notes de frais

Si vous êtes un chef d’entreprise actif et que vous employez un nombre défini de salariés, vous avez surement dû déjà passer par l’étape de comptabilisation des notes de frais liée à votre société. Ces notes de frais concernent les « extras » que réalisent les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Ces missions externes sont alors toutes remboursées par l’entreprise dans laquelle le salarié est employé. De ce fait, la comptabilisation des notes de frais répond à des normes précises et doit donc être bien organisée. Ces notes de frais sont comptabilisées sur deux comptes principaux dédiés que sont le 467 qui concerne les « autres comptes débiteurs et créditeurs » ainsi que le 421 qui est utilisé pour le « Personnel et les rémunérations dues. »

Comptabilité : savoir enregistrer les notes de frais.

Le patron de l’entreprise qui s’occupe des notes de frais doit savoir les enregistrer correctement. De même, il doit s’accorder avec ses salariés sur le mode de gestion de notes de frais qu’il mettra en place. Ainsi, un chef d’entreprise peut choisir d’enregistrer les frais réels simples ou peut procéder sous forme de forfait préalablement établi. Dans ce cas, l’employeur fixe un prix par mois et ce coût restera toujours le même. Ce procédé de forfait peut faire l’objet d’une analyse de chaque situation rencontrée. Dans un sens plus précis, le patron fixe un plafond qui ne devra pas être dépassé.

De même, les notes de frais kilométriques peuvent être comptabilisées ou non suivant le type d’entreprise. Dans tous les cas, ces frais spéciaux seront comptabilisés grâce au compte 6414 qui concerne les « Indemnités et avantages divers. »

En bref, il existe deux façons de comptabiliser les notes de frais au sein d’une entreprise. L’un des procédés sera mis en place en fonction du statut et du fonctionnement de l’entreprise (budget, nombreux déplacements…).

Les justificatifs obligatoires pour toutes les situations liées aux notes de frais.

Les notes de frais ne sont valides que sur la présentation d’un justificatif présenté par le salarié concerné. Ainsi, quelle que soit la nature de la note de frais, les factures seront très importantes pour éviter les abus et pour être en règle aux yeux de l’URSSAF. Par exemple, pour les notes de frais liées aux restaurants pour un déjeuner avec des collaborateurs, le nombre de convives, leurs noms doivent figurer sur le justificatif. Concernant les hôtels, le nombre de nuitées doit être indiqué ainsi que tous les autres frais supplémentaires dépensés pendant le séjour.

Concernant les frais kilométriques, sur le justificatif doivent être indiqués le motif de la mission, la distance totale en kilomètres ainsi que la puissance de la voiture.

Toujours est-il que ces justificatifs sont essentiels et surtout obligatoires pour que toutes les notes de frais soient comptabilisées par le chef d’entreprise.

Recevoir les documents envoyés par les salariés.

Le salarié, de son côté, doit noter toutes les notes de frais qui le concernent dans un document spécifique. Pour les notes de frais en comptabilité, on utilise souvent le tableur Excel qui est simple, efficace et qui facilite la comptabilisation générale par le chef d’entreprise. Ce document rempli régulièrement par le salarié doit être valable pour être correctement comptabilisé à la fin du mois par le chef d’entreprise. Ce dernier peut également fournir au salarié une déclaration des notes de frais à remplir. Toutes les notes de frais sont soustraites aux revenus des employés.

Dans le document qui résume les notes de frais d’un salarié, il est recommandé de les regrouper par nature (déplacement, administration…) ou par catégorie pour plus de lisibilité pour le service de comptabilité.

Notes de frais :utiliser les comptes dédiés.

Toutes les notes de frais sont comptabilisées sur des comptes spécifiques de l’entreprise en fonction de leur nature. Voici donc les différents comptes et les catégories qu’ils concernent :

Le compte 6256 ou « Missions » comptabilise les frais liés aux repas, aux hôtels.

Le compte 6251 concerne les « Voyages et déplacements. »

Le compte 6257 regroupe les « Réceptions. »

Le compte 6234 nommé « Cadeaux » concerne les cadeaux offerts aux clients.

Le compte 6064 est lié à l’administration été à l’achat de fournitures.

Le compte 6181 comptabilise les frais liés aux achats de documentations…

Le compte 6135 concerne la location de véhicules lors de déplacements professionnels en France ou à l’étranger.

Enfin, le compte unique 647 comptabilise les frais de transports du bureau au domicile du salarié si, par exemple, ce dernier dispose d’une voiture de fonction.

Cette liste sera donc utile aux patrons qui comptabilisent régulièrement leurs notes de frais envoyées par leurs salariés.

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