10 conseils pour une meilleure gestion de projet

Les propriétaires de petites entreprises, les professionnels en activité et même certains étudiants sont souvent contraints de jouer le rôle de chef de projet. La gestion de projet est une entreprise importante et sérieuse. Il y a une raison pour laquelle vous pouvez obtenir des diplômes avancés et des certifications. Quand vous n’avez pas de formation et que vous êtes jeté dans le rôle, comment le projet se déroulera-t-il ? Ce n’est pas parce que vous avez un logiciel de gestion de projet que vous savez comment l’utiliser ! Et si l’équipe qui y travaille perdait tout sens du but et de la direction ? Alors, comment garder un projet sur la bonne voie si vous ne connaissez rien à la gestion de projet ?

Les gens sont jetés à des postes de gestion de projet tout le temps sans savoir quoi faire, avec des résultats mitigés. Ne paniquez pas. Lisez quelques conseils sur la façon de démarrer avec la gestion de projet, résumés ci-dessous

Ensuite, familiarisez-vous avec le meilleur logiciel de gestion de projet. Cela vous aidera non seulement à trouver un produit que vous pouvez utiliser, mais également à comprendre ce que fait le logiciel. Et si vous comprenez ce que fait un logiciel de gestion de projet, vous commencerez à voir ce qui est le plus important dans la gestion d’un projet.

Certains projets sont suffisamment petits ou assez informels pour que vous n’ayez pas besoin d’un logiciel de gestion de projet traditionnel car il est excessif. Vous aurez toujours besoin d’une sorte d’outil de collaboration pour garder tous les membres du projet informés et travailler en équipe. Au minimum, il peut s’agir d’un fil de discussion de groupe ou d’un e-mail où tout le monde peut discuter du projet. Une meilleure solution pourrait être un outil qui permet à tout le monde de voir facilement qui fait quoi, de jeter un œil au travail en cours et d’enregistrer les détails importants et les décisions prises au sujet du projet afin que chacun puisse les référencer. Voir mes suggestions pour ces applications à la fin.

  1. Assurez-vous d’avoir un projet.

Un projet a une date de début, une date de fin et un livrable. Construire et lancer un site Web est un projet. Il y a un jour où vous commencez, un jour où le travail est terminé et un produit final ou livrable à la fin. Voici un exemple de travail qui n’est pas un projet : écrire des articles de blog pour un site Web. Bien sûr, il y a un jour où vous écrivez le premier article de blog, mais à moins que vous n’ayez une date de fin ferme en tête et que vous puissiez planifier tous les articles entre ces deux dates, ce que vous avez en fait est un travail en cours. Le travail en cours doit également être géré, mais ses exigences sont différentes de celles des projets.

  1. Ayez une période de découverte.

Une période de découverte, parfois appelée simplement « découverte », est un temps défini pour explorer ce que sera le projet. Que faites-vous et pourquoi ? De quelles ressources disposez-vous ?

  1. Définissez la portée.

Après la découverte, vous devez verrouiller les paramètres du projet, ce qui est une autre façon de dire définir la portée. Un problème très courant qui fait dérailler les projets est lorsque, à mi-chemin du projet, quelqu’un décide de changer quelque chose dans la portée. L’ajout de fonctionnalités ou de fonctionnalités est un exemple de changement. Alors, définissez la portée, écrivez-la là où tout le monde peut la référencer tout au long du projet et demandez à toutes les parties prenantes d’approuver la portée avant de commencer la phase de travail du projet.

  1. Tenez une réunion de lancement.

Une réunion de lancement est le début officiel du projet pour tous les membres de l’équipe qui y travailleront. Cette rencontre donne le ton du projet. Le but de la réunion est de définir quatre choses : la portée du projet, les acteurs et leurs rôles, les jalons, et les livrables. Cela permet également à chacun de poser des questions.

  1. Planifiez les échéances et les jalons de votre projet.

La date de fin de tout projet est la date de livraison. C’est le jour où tout travail s’arrête. Entre la date de début et la date de fin, vous aurez d’autres échéances et jalons. Par exemple, si vous créez un site Web, quelqu’un doit créer les wireframes. Une autre équipe utilise les wireframes comme guide pour écrire le code qui alimente le site Web. L’équipe de codage ne peut pas commencer son travail tant que l’équipe filaire n’a pas terminé le sien. Chaque projet a besoin de ces délais et jalons supplémentaires afin que chaque membre de l’équipe sache quand sa phase de travail commence et se termine.

  1. Définissez les attentes en matière de communication.

La communication est essentielle à la réussite d’un projet. Le chef de projet doit définir tôt les attentes en matière de communication en planifiant des réunions et des check-ins et en montrant par exemple la meilleure façon de communiquer, que ce soit par téléphone, e-mail, réunions en personne, SMS de groupe, mises à jour de statut Slack ou tout autre moyen.

  1. Donnez de l’importance aux réunions.

Lorsque vous planifiez des réunions, assurez-vous que l’heure convient vraiment à tous ceux qui doivent y assister. Certaines équipes peuvent faire leur meilleur travail en fin d’après-midi, et vous ne voulez pas les interrompre avec une réunion de fin de journée. Rédigez un ordre du jour pour chaque réunion afin qu’il y ait un but, et partagez-le avec tous les participants à la réunion. Gardez les réunions à l’heure et terminez tôt si possible.

  1. Gardez une longueur d’avance sur les problèmes.

Un chef de projet avisé a dit un jour : « Si ‘tout va bien’, continuez à creuser. » Lorsque les gens ne signalent aucun problème, vous pouvez faire un suivi en disant : “C’est bon à entendre, mais, vraiment, il n’y a aucun problème ?” Les membres de l’équipe peuvent hésiter à partager les problèmes, en particulier lorsqu’ils sont petits et encore résolus. Le travail d’un chef de projet est de découvrir de petits problèmes pour les résoudre ou les accommoder au lieu de les laisser devenir de plus gros problèmes.

  1. Ne tirez pas sur le messager.

Une autre façon d’amener les gens à partager des problèmes potentiels avec vous est de leur répondre avec une attitude de soutien. Remerciez les gens d’avoir porté des problèmes à votre attention et travaillez de manière proactive avec eux sur une solution. À l’inverse, lorsque les managers réagissent avec colère aux mauvaises nouvelles, les gens arrêtent de partager de mauvaises nouvelles avec eux.

  1. Laissez les autres penser qu’ils contrôlent.

Les chefs de projet doivent s’approprier le succès ou l’échec d’un projet. Cependant, certains chefs d’équipe ou d’autres membres de l’équipe peuvent avoir besoin de se sentir aux commandes. Un bon chef de projet n’empêchera personne de ce sentiment de contrôle, même s’il reste la personne responsable en dernier ressort.

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