Le management intermédiaire est souvent une position frustrante. C’est un programme dans lequel les employés peuvent gérer les gens mais ils ne sont ni cadres ni cadres supérieurs, ce qui signifie qu’ils n’ont généralement pas le pouvoir de faire tout ce qu’ils veulent faire. Ce sentiment d’être bloqué se reflète dans des études qui constatent que les cadres intermédiaires sont peut-être les plus misérables de tous.
Problèmes courants de gestion intermédiaire et comment les résoudre
Qu’est-ce qui rend les cadres intermédiaires frustrés et comment pouvez-vous résoudre votre situation si vous êtes dans ce groupe ? Voici des suggestions qui vous aideront à changer votre vie.
Problème : les managers intermédiaires se sentent bloqués.
L’étude citée ci-dessus a révélé que les personnes qui se trouvaient dans les 5% les plus pauvres lorsque vous considérez le bonheur au travail avaient en commun les facteurs suivants :
En d’autres termes, ils font un travail moyen avec des performances moyennes. Ils ont connu un certain succès mais ne montent pas en flèche au sommet.
Solution : obtenez votre diplôme d’études supérieures.
Alors, retournez à l’école et obtenez votre diplôme d’études supérieures ou étudiez d’autres formations ou certificats. Et au travail, contactez votre patron pour définir des objectifs afin d’augmenter votre évaluation des performances. N’importe lequel de ces changements peut vous aider à vous sentir mieux dans votre travail et dans votre vie.
Problème : les cadres intermédiaires considèrent leur organisation comme inefficace et inefficace.
Les cadres intermédiaires ont des responsabilités dans certains domaines, mais ils n’ont pas le pouvoir d’un PDG. Les cadres intermédiaires qui n’ont pas le pouvoir de contrôler tous les facteurs associés à une gestion réussie du changement sont souvent mis au défi de créer le changement avec succès.
Solution : prenez-en possession.
Le management intermédiaire peut encore réussir à créer le changement. Ce n’est pas facile cependant – une étude a révélé que moins de 50% des changements étaient efficaces au fil du temps – même lorsque les changements ont atteint leurs objectifs initiaux.
Qu’est-ce qui a fait la différence pour les changements ? Les personnes qui se sont approprié le problème étaient plus susceptibles de mettre en œuvre un changement réel et durable. Donc, si vous voyez un processus inefficace et inefficace, portez-vous volontaire pour prendre en charge et apporter les changements nécessaires. Vous attirerez une attention positive et vous vous sentirez bien dans votre réussite.
Problème : les cadres intermédiaires ont l’impression d’être traités injustement par rapport aux autres.
Les cadres intermédiaires ont des subordonnés directs pour lesquels ils défendent, mais parfois leurs propres patrons peuvent sembler moins qu’idéaux. Le patron d’un cadre intermédiaire peut gérer plusieurs fonctions et peut ne pas être un expert des responsabilités spécifiques du cadre intermédiaire.
Solution : plaidez pour vous-même.
Nous vous conseillons de défendre vos intérêts et de trouver une autre personne pour défendre vos problèmes. De plus, découvrez ce que votre patron attend. Vous vous exécutez peut-être avec des tâches qui ne sont pas importantes pour eux.
Parlez. Obtenez une assistance supplémentaire. Ne comptez pas sur votre patron pour faire tout le plaidoyer pour vous. Défendez-vous constamment vos employés ? Probablement pas. Ne vous attendez pas à ce que votre patron fasse mieux.
Problème : les cadres intermédiaires rencontrent des problèmes d’employés.
Bien que ce ne soit pas une cause mentionnée par l’étude de Harvard sur les employés misérables, la gestion des personnes est difficile. La Fondation Myers & Briggs identifie 16 types de personnalités différentes que vous rencontrerez au cours de vos responsabilités quotidiennes de gestion.
Des personnalités différentes signifient qu’il est probable que vous ayez des conflits sur la façon dont le travail devrait être géré au bureau. Du type de personnalité ISTJ qui valorise l’ordre et la logique au type de personnalité ENTP qui s’ennuie facilement et veut constamment changer ce qu’il fait, vous avez des défis à relever lorsque vous gérez les gens.
Solution : augmentez vos compétences en gestion.
Quatre-vingt-treize pour cent des gestionnaires estiment avoir besoin d’une formation en gestion des personnes. Il est peu probable que vous soyez parmi les 7% qui se sentent en sécurité dans leurs compétences. La gestion est un travail difficile et il est normal de demander une formation. Si votre entreprise ne peut pas (ou ne veut pas) le fournir, vous pouvez suivre des cours qui sont disponibles en dehors de votre lieu de travail.
Des cours en ligne aux séminaires au collège local, il est temps pour vous d’obtenir la formation dont vous avez besoin.
Non seulement vous vous sentirez mieux dans vos compétences et votre capacité à gérer des situations stressantes, mais vos employés apprécieront également un gestionnaire qui sait de quoi ils parlent. La gestion intermédiaire est le moment de développer ces compétences afin que vous puissiez gagner des promotions et ne pas vous sentir coincé.
Problème : les cadres intermédiaires ne voient aucune opportunité de carrière ou de promotion.
Les cadres intermédiaires ne sont pas au sommet et beaucoup se sentent frustrés par leur position. Si vous ne voyez nulle part où aller, vous pouvez naturellement devenir misérable.
Solution : découvrez les tendances du secteur et obtenez une formation croisée.
Nous recommandons de sortir et de se renseigner sur les tendances de l’industrie. Si vous voulez réussir et être heureux au travail, trouvez un cheminement de carrière et découvrez votre industrie. Devenir un expert en la matière sur les tendances de l’industrie peut aider d’autres personnes à voir votre valeur. Et la formation croisée vous donne une plus grande ampleur.
Très souvent, les cadres supérieurs gèrent plusieurs fonctions (par exemple, un PDG doit avoir une compréhension du marketing, des finances et de la fabrication). Lorsque vous travaillez dans un cadre intermédiaire, le moment est venu de recevoir la formation polyvalente dont vous avez besoin. Demandez des opportunités d’acquérir de nouvelles compétences et développez-les également à votre rythme.
« Si vous occupez toujours le même rôle dans deux ans, j’ai échoué. » Cette déclaration a été faite par un vice-président à un employé qui avait accepté le poste qui travaillait pour lui dès sa sortie de l’université. Cette déclaration a eu un impact important sur l’employé. Il n’avait jamais pensé qu’aider les employés à grandir et à se développer dans le cadre du rôle de leader.
Maintenant, cet homme s’adressait spécifiquement à un jeune, nouvel employé – un nouveau diplômé qui occupait son premier emploi professionnel. Il n’est ni pratique ni sage de penser que chaque personne est prête à passer à autre chose dans chaque période de deux ans.
Les emplois de niveau supérieur prennent plus de temps à apprendre pour l’amélioration continue des employés
Le plus le niveau d’emploi, plus vous avez besoin de rester dans le travail avant de passer à l’échelle. Sinon, vous n’êtes pas prêt pour les exigences du niveau suivant. Mais quel que soit le niveau des employés, les dirigeants doivent toujours rechercher des opportunités pour aider leurs employés à passer au niveau suivant.
Bien que chaque employé soit responsable de l’amélioration de sa vie et de sa carrière, si vous souhaitez accéder à un poste de direction, vous devez vous concentrer sur l’amélioration de plus que votre propre travail.
Inspirer l’amélioration continue de vos employés
L’amélioration continue ne consiste pas seulement à faire avancer vos employés (bien que cela en fasse certainement partie), il s’agit d’améliorer leurs performances dans leur travail actuel. Il s’agit également de changer le travail et leurs responsabilités à mesure qu’ils s’améliorent, afin qu’ils puissent continuer à grandir.
Ce dernier est plus compliqué. Vous devez accomplir les mêmes tâches, peu importe depuis combien de temps l’employé qui les accomplit est au travail. Mais, vous ou l’employé pouvez toujours découvrir une meilleure façon d’accomplir une tâche.
Certains gestionnaires ne veulent pas que leurs meilleurs employés passent à des emplois différents – après tout, les bons employés sont difficiles à remplacer. Bien que ce sentiment soit tout à fait compréhensible, si vos employés ne sentent pas qu’ils ont la possibilité de s’améliorer continuellement, vous perdrez de toute façon vos meilleurs employés. Vous n’aurez tout simplement aucun contrôle ni aucun mot à dire.
Si vous créez une culture dans laquelle une amélioration est attendue, puis récompensée par des augmentations ou des promotions (soit des promotions en place, soit des promotions dans de nouveaux emplois), vous attirerez le type même d’employés que vous aimez : les travailleurs acharnés qui sont motivés à s’améliorer et à réussir.
Amélioration continue de votre département
L’amélioration continue ne consiste pas seulement à développer les employés, mais aussi à développer votre service et vos responsabilités. (En même temps, ces activités développeront également vos employés.) Vous devez constamment vous poser ces questions.
Ces trois questions, posées régulièrement, peuvent conduire à une amélioration continue du service ou de la fonction commerciale. Voici comment poser ces questions d’amélioration continue.
Question : Est-ce la meilleure façon d’accomplir cette tâche ?
Parfois, les tâches sont exécutées dans un sens simplement parce que c’est ainsi que la tâche a toujours été effectuée. Un responsable peut se demander : « Je me suis déjà posé la question trois fois, pourquoi diable trouverais-je une meilleure solution maintenant ? » La réponse peut être que de nouvelles technologies ont été créées. Mais vous pouvez également demander à la mauvaise personne – essayez de demander à l’employé qui est responsable de la tâche.
Tenez-vous au courant des publications professionnelles – assurez-vous que les employés y ont également accès. Vous ne pouvez pas passer toute votre vie à essayer de trouver le Saint Graal du perfectionnisme de projet, mais lorsqu’un employé a une suggestion sur la façon d’améliorer les choses, écoutez. Elle a peut-être raison
Question : Que ne faisons-nous pas que nous devons faire ?
Même lorsque vous vous sentez surchargé de travail, vous ne pouvez pas vous améliorer si vous ne posez pas cette question. Quelles activités aideront non seulement vos clients ou clients, mais aideront également à développer vos employés ? Vous pouvez devenir plus efficace et mieux préparé à gérer l’avenir.
Si vous ne cherchez pas de meilleures façons de produire du travail, vous risquez de perdre. Par exemple, une fois Kodak était le roi du cinéma. Lorsque les photos numériques ont été introduites, les responsables de Kodak n’ont pas dit : « Hé, nous devrions produire des photos numériques. » Au lieu de cela, ils se sont concentrés sur leur film. Le résultat ? Eh bien, à quand remonte la dernière fois que vous avez utilisé le film pour la photographie ? Quelqu’un aurait dû dire : « Nous devons nous concentrer sur le numérique. »
Que faisons-nous que nous ne devrions pas faire ?
Cette question n’est pas posée assez souvent. Une vieille histoire raconte l’histoire d’une jeune femme nouvellement mariée qui achète un jambon, coupe les deux extrémités du jambon, le met dans la poêle et le met au four. « Pourquoi avez-vous coupé les extrémités du jambon ? » demande le mari.
« C’est ainsi que vous faites du jambon », dit-elle. « Vous coupez toujours les extrémités. » Il la pousse un peu plus alors elle demande à sa mère : « Pourquoi coupez-vous les extrémités d’un jambon avant de le cuire ? » La maman répond : « C’est comme ça que ma mère m’a appris à faire un jambon. »
Les deux vont voir grand-mère et s’enquièrent. Grand-mère dit : « Ma poêle était trop petite pour contenir un jambon entier. »
Vous pouvez rire de cette histoire idiote, mais vous pouvez avoir des activités que vous faites dans votre travail qui sont faites pour des raisons qui n’existent plus. Un rapport que personne n’utilise. Un processus qui a été remplacé par une application. Poser cette question régulièrement peut susciter l’esprit d’amélioration dont vous avez besoin pour un service efficace.
Lorsque vous prenez au sérieux l’idée de l’amélioration continue, vous commencez à vous concentrer sur l’amélioration du travail pour vous et vos employés. Cela signifie que vous pouvez créer un meilleur emploi sans même mettre à jour votre CV. Vos employés vous remercieront également pour leurs opportunités d’amélioration continue.
Lorsque vous démarrez votre petite entreprise, il suffit de décider du premier objectif à atteindre – et de savoir quoi faire et quand – peut être un travail en soi.
Aucun de nous n’est né avec l’intelligence des affaires ou un livre de jeu entrepreneurial pré-imprimé dans notre cerveau. Ce sont des choses que nous devons tous comprendre en cours de route, et sur lesquelles la plupart d’entre nous commettent une sorte d’horrible erreur.
Et surtout lorsque nous nous lançons en affaires pour la première fois – lorsque nous n’avons pas des années d’expérience pour nous aider à faire des suppositions intelligentes et éclairées – les conseils de gestion d’entreprise et les conseils d’autres personnes peuvent être extrêmement utiles.
Donc, aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur les conseils de gestion – gestion des personnes, gestion du temps, gestion de l’argent – vous l’appelez.
Mais ce sont tous des conseils qui vous aideront en tant que nouveau propriétaire de petite entreprise à mieux gérer votre entreprise afin que vous puissiez éviter les maux de tête indésirables et avancer simplement vers les progrès que vous souhaitez.
Même si vous êtes totalement indépendant, que personne d’autre ne travaille pour vous et que vous êtes autofinancé à 100% de votre poche, vous devez dès le premier jour créer votre entreprise en tant qu’entité imposable distincte.
Certains professionnels de services comme les écrivains, les concepteurs et les entraîneurs se sentent plus en sécurité en sautant cette étape pendant qu’ils augmentent encore leur clientèle, mais cela coûte généralement 1000 € ou moins et protège presque instantanément vos biens personnels de tout problème juridique dans lequel votre entreprise pourrait se retrouver.
Je ne dis pas que votre entreprise aura des problèmes juridiques – la plupart des petites entreprises ne le font jamais.
Mais juste au cas où vous utiliseriez accidentellement un nom qui était protégé ailleurs dans votre état ou que vous obteniez un client totalement horrible qui vous foutre complètement même si vous avez un contrat … la pire chose qui puisse arriver est que votre entreprise se dissolve.
Ce qui serait nul, mais au moins vous n’auriez pas à saisir votre maison juste pour payer ce pour quoi vous êtes poursuivi en justice.
Disons que pour une raison quelconque, la création d’une entité juridique n’est pas une option.
Ou pour une raison quelconque, vos documents sont retardés, mais vous ne pouvez pas attendre de vous mettre à craquer sur votre entreprise.
Veuillez, s’il vous plaît, s’il vous plaît, par tous les moyens, ne pas accepter de paiement dans votre compte professionnel personnel ou mettre les dépenses professionnelles sur votre carte de crédit personnelle.
La plupart des banques vont exiger les documents d’affaires officielles pour ouvrir quelque chose au nom de votre entreprise, mais à tout le moins, vous pouvez ouvrir différents comptes personnels qui sont désignés pour que les transactions commerciales.
Quoi qu’il en soit, même si obtenir vos documents LLC était un jeu d’enfant, c’est quelque chose que vous devez faire.
Puisque vous et votre entreprise êtes des entités imposables distinctes, vous devez avoir des finances distinctes. Sinon, les choses se compliquent et vous pourriez tout aussi bien supposer que vous devrez faire un audit, même si vous n’avez rien à cacher.
Un grand nombre de récents chefs d’entreprise cherchent constamment des moyens d’économiser de l’argent.
À tel point que des tâches comme la comptabilité et la tenue de livres – ou le suivi des entrées / sorties d’argent – sont quelque chose qu’ils supposent pouvoir faire par eux-mêmes.
Mais honnêtement, il n’est pas nécessaire de faire le plein et d’embaucher un comptable en poste. Au moins pas au début.
Il y a tellement d’options pour un bon logiciel de comptabilité facile à utiliser, qu’il est juste ridicule de ne pas les utiliser.
Et honnêtement, pour aussi peu qu’ils coûtent, ils paient presque toujours pour eux-mêmes avec du temps gagné.
Vous pouvez obtenir des versions de base à partir de 10 € à 20 € par mois, et si l’envoi de factures est une chose que vous faites, elles seront tellement meilleures et prendront beaucoup moins de temps à faire que si vous essayiez de fouiller dans Excel et de le faire vous-même. .
Cœur à cœur en ce moment : le meilleur argent que j’ai dépensé pour mon entreprise a été pour ma propre éducation pour la faire progresser.
Si je ne sais pas comment faire quelque chose, je sais que c’est idiot pour moi de continuer à essayer des solutions Google, de passer par des mois et des mois d’essais et d’erreurs, et peut – être y arriver juste après.
Au lieu de cela, il est beaucoup plus logique de payer quelques centaines de dollars (parfois même quelques milliers, selon la compétence) pour avoir quelqu’un qui a été là, l’a fait et qui a réussi à m’apprendre comment le faire correctement le premier temps.
Parce que même si ces cours coûtent de l’argent à l’avance, ils se paient plus que pour eux-mêmes en retour sur les seules erreurs sauvées… sans parler de combien ils m’aident à gagner plus d’argent grâce aux choses qu’ils enseignent.
J’ai suivi des cours sur la configuration de mon entreprise, la gestion des clients, la commercialisation, la publicité, l’écriture, le choix des couleurs et la conception Web de base, la mise en réseau et la création d’informations produit.
Des cours gratuits sont disponibles oui, mais ils ne font qu’effleurer la surface. Payer de l’argent pour approfondir le sujet et vraiment apprendre qu’il en va ainsi, jusqu’à présent. Croyez-moi.
Formez-les bien pour faire leur travail, même s’ils ont déjà rempli le même rôle cinq fois dans cinq entreprises différentes et que vous supposez que tout devrait être le même. (Ce n’est pas tout de même.)
De plus, lorsque quelqu’un se sent plus compétent dans son travail, il se sent plus autonome et fier de ce qu’il fait.
Après avoir décidé de rationaliser vos processus commerciaux avec un logiciel de comptabilité, vous vous demandez peut-être, et maintenant ? Vous devez savoir comment utiliser un logiciel de comptabilité pour en tirer tous les avantages.
La première étape dans l’utilisation d’un logiciel de comptabilité est de choisir celui que vous voulez. Bien que tous les logiciels de comptabilité ne soient pas identiques, vous devez comprendre certaines fonctionnalités de base. Lisez la suite pour apprendre à utiliser un logiciel de comptabilité.
Fonctionnalités du logiciel de comptabilité
Tout d’abord, vous devez choisir un logiciel qui correspond aux besoins de votre entreprise. Déterminez les fonctionnalités, l’accessibilité et la convivialité dont vous souhaitez disposer pour votre logiciel.
Voici quelques-unes des fonctions de base des logiciels de comptabilité :
Le suivi des dépenses et des revenus, le traitement des factures sont toutes des fonctions nécessaires dans les logiciels de comptabilité. Pourquoi sont-ils importants, que font-ils et comment les utilisez-vous ?
Comment utiliser un logiciel de comptabilité
L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent des logiciels de comptabilité est de rester organisée et d’accéder aux registres financiers. Découvrez comment utiliser les différentes fonctions des logiciels de comptabilité.
Traitement de facture
Le logiciel de comptabilité est un excellent outil à utiliser pour stocker les informations de facturation. Vous pouvez créer et distribuer des factures aux clients qui vous doivent de l’argent. Et vous pouvez saisir des factures fournisseur lorsque vous devez de l’argent.
Pour créer une facture, vous entrerez des informations telles que le nom du client, le numéro et la date de la facture, la date d’échéance, le produit ou service fourni, la quantité, le prix et le compte. Vous pouvez imprimer et poster la facture ou l’envoyer par e-mail à votre client. Les factures servent d’enregistrements pour l’argent qui vous est dû.
Lorsque vous recevez une facture, vous devez la saisir dans le logiciel. Cela vous permet de savoir à qui vous devez de l’argent et facilite le paiement de la facture.
En règle générale, vous saisirez des informations telles que le nom du fournisseur, le numéro et la date de la facture, la date d’échéance, le compte, le montant et la description.
Suivre les dépenses et les revenus
Votre logiciel de comptabilité vous permet de suivre les dépenses et les revenus. Lorsque vous effectuez ou recevez des paiements, votre logiciel de comptabilité vous montrera le nouveau solde de ce que vous devez et de ce qui vous est dû.
Pour avoir des dossiers financiers exacts, vous devez connaître les dépenses que vous devez et les revenus qui vous sont dus. Si vous utilisez la comptabilité d’exercice, votre logiciel doit avoir un suivi des comptes clients et des comptes fournisseurs facile à utiliser.
L’utilisation de vos factures fournisseurs vous permet de suivre vos dépenses. Une fois que vous avez une liste des différents fournisseurs auxquels vous devez de l’argent, vous pouvez afficher les rapports de factures impayées pour évaluer vos dépenses professionnelles.
Vous pouvez suivre vos revenus en fonction du nombre de factures clients impayées. Après avoir créé et envoyé des factures aux clients, vous pourrez avoir une meilleure idée de ce que votre entreprise a gagné.
Payer les fournisseurs
Un logiciel de comptabilité vous permet d’effectuer facilement des paiements. Parce que vos factures sont enregistrées dans votre logiciel, vous savez combien vous devez à chaque fournisseur. Cela simplifie le processus de paiement.
Sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez payer, la date, le montant du paiement et le compte. Ensuite, imprimez un chèque. Cela automatise le processus pour vous afin que vous n’ayez pas besoin d’écrire des chèques à la main. Et, vous savez exactement combien vous devez sans avoir besoin de référencer des factures papier ou des notes.
Organiser les états financiers
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité vous donne un accès instantané à vos rapports financiers. Vous pouvez consulter votre compte de résultat (profits et pertes) et votre bilan dans votre logiciel. Sélectionnez simplement la date de la période que vous souhaitez consulter.
Tant que votre logiciel suit les revenus et les dépenses de votre entreprise, il génère le rapport pour vous. Vous n’aurez pas besoin de faire une déclaration vous-même.
Le stockage des états financiers dans votre logiciel évite la perte d’enregistrements. Les fichiers papier peuvent facilement être endommagés ou perdus, ce qui vous laisse brouiller. Avec un logiciel de comptabilité en ligne, vos informations sont sécurisées. Si votre entreprise est auditée, vous avez un accès rapide à vos dossiers.
Tous les systèmes comptables ne fonctionnent pas de la même manière. Alors que la plupart des systèmes comptables saisissent les données de base sur les revenus et les dépenses, qu’elles soient manuelles ou informatisées, le système utilisé varie selon le type d’entreprise. Les systèmes d’information comptable comprennent les personnes, les procédures et la technologie utilisées pour enregistrer et rapporter ces informations financières importantes. Étant donné qu’il n’y a pas deux systèmes identiques, les nouveaux comptables ou les nouveaux comptables doivent être formés aux systèmes comptables.
Systèmes d’information comptable
Dans une petite entreprise, un système comptable peut se composer de rien de plus qu’un chéquier, une caisse enregistreuse et un système de tenue de registres manuel pour enregistrer les données financières. Les grandes entreprises peuvent se permettre d’utiliser des ordinateurs, des systèmes comptables complexes et des professionnels comptables hautement qualifiés pour enregistrer les données financières et rendre compte de la situation financière de l’entreprise. Toutes les entreprises utilisent ces données financières pour informer les principaux décideurs ou actionnaires de la situation financière de l’entreprise.
Formation au système comptable
Même si les comptables reçoivent une formation au collège sur les méthodes, pratiques et procédures comptables, ils peuvent ne pas être familiarisés avec un système comptable particulier. Les systèmes manuels suivent les règles comptables de base, mais les systèmes comptables informatiques impliquent des écrans de saisie et des interfaces complexes qui nécessitent que le personnel qui utilise le système le comprenne. Que vous ayez embauché un nouveau comptable ou que vous ayez fait la transition vers un nouveau système comptable, il aide à fournir à votre personnel clé une formation en systèmes comptables pour protéger votre investissement dans la technologie et le personnel.
Présentation du système
Lorsque vous avez acheté un nouveau logiciel de comptabilité pour votre entreprise, la formation et la présentation du système sont souvent incluses dans le prix du logiciel. Un représentant compétent de la société qui vous a vendu le logiciel met en place plusieurs sessions de formation qui incluent un aperçu du système. La vue d’ensemble enseigne à vos comptables les bases du système et la manière dont il s’interface avec les modules comptables individuels et le grand livre, qui contient les données résumées des comptes de votre entreprise.
Module de formation
Le module de formation consiste à former les personnes qui gèrent les fonctions distinctes de la comptabilité. Les fonctions de base du module comprennent la paie, les comptes clients, les comptes fournisseurs et les activités du grand livre. Une session de formation de module efficace implique une formation pratique sur une plate-forme de test où les utilisateurs peuvent apprendre les subtilités de chaque fonction, telles que la saisie de la paie, le calcul des taxes et la génération de factures clients. Chaque module des systèmes comptables fonctionne différemment et nécessite une formation distincte.
Formation des utilisateurs non financiers
Un autre aspect de la formation implique les gestionnaires qui ont besoin de connaître des données comptables spécifiques. La plupart des systèmes comptables permettent aux utilisateurs non financiers d’avoir un accès limité aux modules spécifiques de requête d’informations. La formation périodique des utilisateurs non financiers permet à ces professionnels de se tenir au courant des étapes de l’acquisition des informations dont ils ont besoin à partir de votre système d’information comptable.
Signaler la formation
Après avoir reçu une vue d’ensemble du système et une formation sur les modules, votre personnel doit savoir comment générer des rapports. Ils utilisent des rapports pour revérifier leur travail, revoir les dates d’échéance à payer et facturer, calculer les paiements trimestriels de la taxe sur la masse salariale, vérifier l’approvisionnement en matières premières ou déterminer les flux de trésorerie et les factures impayées. Ce personnel génère également des rapports mensuels, trimestriels et de fin d’année tels que les bilans, les comptes de résultat, les capitaux propres et les bénéfices non répartis de votre entreprise. La formation sur les rapports leur apprend à générer les rapports dont ils ont besoin. Certains systèmes offrent également des fonctionnalités de reporting personnalisées.
Si vous êtes chargé de trouver le meilleur logiciel pour gérer les livres de votre entreprise, vous devez tenir compte de nombreux facteurs importants. Tout d’abord, il est essentiel que vous déterminiez si votre entreprise a besoin d’un service de comptabilité en ligne pour les petites entreprises ou d’un logiciel de classe entreprise capable d’évoluer à mesure que vos opérations se développent. Une fois que vous avez pris cette décision, il existe une multitude d’excellentes solutions disponibles pour vous donner exactement ce dont vous avez besoin pour garder vos comptes en parfait état.
Quel que soit votre choix, vous devez éviter cinq erreurs cruciales lors de la mise en œuvre de votre logiciel de comptabilité. Vous devez savoir ce qu’ils sont, pourquoi les éviter et comment tirer le meilleur parti de votre nouveau système.
Les grandes entreprises ont besoin de grands systèmes. Mais les entreprises avec un personnel important et des opérations multinationales voudront dépenser un peu plus d’argent pour un système qui peut évoluer et s’intégrer avec des outils d’autres secteurs d’activité.
De plus, un logiciel de comptabilité d’entreprise vous permet de créer un système unique en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Ils offrent différentes options pour différents secteurs verticaux et peuvent être adaptés à diverses géographies et devises. Mais si vous optez pour un logiciel moins cher, vous serez bloqué en utilisant un système plug-and-play qui convient à tous.
Si vous vous attendez à ce que votre entreprise se développe, vous ne voulez pas acheter un système qui dépend de l’infrastructure de votre centre de données. Avec les systèmes basés sur le cloud, vous finirez par payer une somme modique pour augmenter les demandes d’infrastructure de votre fournisseur, mais ce n’est rien comparé à ce que vous paierez si vous devez mettre à niveau votre propre écosystème interne.
Augmenter l’échelle des logiciels de comptabilité sur site vous obligera à payer plus en frais de licence et de maintenance. Vous devrez également continuellement mettre à niveau votre matériel vers des serveurs plus performants et plus étendus pour gérer les exigences de données supplémentaires, ce qui signifie plus de coûts énergétiques et plus de logiciels pour surveiller les performances de votre réseau. Comme je l’ai mentionné précédemment, les solutions basées sur le cloud vous obligeront toujours à payer un peu plus à mesure que vos besoins augmentent, mais les coûts ne seront pas aussi dramatiques qu’avec un système sur site. Désormais, si vous pouvez vous permettre d’effectuer une mise à niveau à tous les niveaux ou si vous vous sentez plus à l’aise pour héberger vos données dans votre propre centre de données, ignorez tout ce qui se trouve dans cette sous-section.
Que vous choisissiez un logiciel sur site ou hors site, vous voudrez garder à l’esprit la base de données que vous utilisez pour stocker toutes vos informations. Si vous optez pour un seul utilisateur ou un système standard, vous vous fiez probablement à la base de données du fournisseur pour héberger toutes vos données. Certains fournisseurs limitent la quantité de données que vous pouvez stocker sur leurs systèmes, vous devrez donc changer de logiciel si votre entreprise se développe considérablement.
Heureusement, la plupart des solutions de classe entreprise peuvent gérer une variété de bases de données, il est donc important de déterminer si la base de données et le système peuvent bien fonctionner ensemble pour maximiser vos performances back-end. Le serveur SQL de Microsoft est un choix capable et standard que beaucoup d’entre vous utilisent peut-être déjà. MYSQL est un autre choix populaire. La plupart des systèmes comptables s’accordent assez bien avec les deux bases de données. Travaillez avec votre service informatique et votre équipe comptable pour déterminer quel système est le meilleur choix pour la synchronisation avec vos données, en particulier si votre entreprise utilise un langage de programmation de base de données de niche ou unique.
Votre logiciel de gestion des ressources humaines (RH) interagira avec votre logiciel de comptabilité plus que la plupart des autres systèmes que vous adoptez. Si vous ne parvenez pas à assurer une intégration fluide entre les deux outils, vous aurez presque la garantie que vous devrez changer l’un ou l’autre rapidement.
La combinaison de ces deux systèmes vous donne une vue d’ensemble de l’impact de vos employés sur les résultats. Vous serez en mesure de mieux comprendre l’impact croisé de tout, depuis la gestion des dépenses, le coût du recrutement et le coût des licenciements. Vous pourrez survivre sans intégrer les systèmes, mais vos opérations seront plus lentes, moins intelligentes et moins automatisées que les concurrents qui ont tenu compte de ces conseils.
Vous serez surpris du nombre de solutions comptables qui n’offrent pas d’intégration PDV. C’est un problème majeur, en particulier pour les entreprises physiques et les restaurants qui effectuent un tas de petites transactions sur plusieurs sites.
La bonne solution sera en mesure de collecter, d’organiser et de synchroniser automatiquement les transactions au sein de votre solution comptable. Cette intégration réduit considérablement la quantité de données manuelles requises par votre équipe comptable et permet à vos équipes financières de surveiller où et quand les revenus sont générés. Sans parler de la façon dont ce capital peut être immédiatement appliqué aux soldes impayés de l’entreprise.
Rester au fait des finances d’une entreprise est crucial, et plus une entreprise grandit, plus il devient difficile de suivre les revenus, les dépenses, les actifs et les passifs. Un bon système comptable est indispensable pour les entreprises de toutes tailles, mais avec le large éventail d’options disponibles sur le marché, les entrepreneurs peuvent avoir du mal à déterminer quel système est le mieux adapté à leur entreprise. Comprendre les éléments nécessaires d’un bon système comptable peut être un bon point de départ pour comparer différentes options sur le marché.
Tenue de livres précise
La précision est sans doute l’élément le plus important d’un bon système comptable. Afin de valoir votre temps et votre investissement, un système comptable doit conserver des soldes précis et à jour dans les comptes individuels et le grand livre. Des écarts peuvent survenir en raison de la corruption de la base de données, de problèmes de serveur ou d’erreurs de communication entre les systèmes intégrés externes, mais un bon système de comptabilité devrait être en mesure d’identifier et de corriger, ou du moins de signaler, les erreurs qui peuvent entraîner l’inexactitude des données.
Rapports robustes
Tous les systèmes comptables devraient inclure la capacité de créer des rapports financiers de base – états des résultats, bilans, états des flux de trésorerie et états des capitaux propres. Les bons systèmes de comptabilité incluent des fonctionnalités de reporting plus robustes qui permettent aux utilisateurs de créer des rapports personnalisés en utilisant n’importe quelle combinaison de données dans le système. Par exemple, un bon système sera en mesure de créer un rapport montrant le volume des ventes de produits spécifiques à des clients spécifiques sur une période de temps ou un autre montrant les changements dans les coûts d’achat d’articles spécifiques en stock au fil du temps, par fournisseur. Plus les capacités de reporting sont robustes, plus le système peut fournir d’informations sur les opportunités de gérer les finances plus efficacement.
Fonctionnalités intégrées
Les meilleurs systèmes comptables modernes incluent un large éventail d’options d’intégration pour une efficacité accrue. Recherchez des systèmes qui incluent des fonctionnalités telles que l’impression automatique de chèques, la numérisation des factures pour le stockage numérique et les mises à jour automatiques des comptes, l’intégration du système de point de vente ou l’accès à distance via des applications mobiles. Ce type de fonctions intégrées peut réduire considérablement le temps que le personnel comptable consacre à des tâches manuelles telles que la saisie de transactions et le traitement des chèques de paie.
Fonctionnalités d’audit
Les fonctionnalités d’audit à l’échelle du système sont essentielles pour un système comptable vraiment bon et fiable. Bien qu’un système ne puisse pas vérifier ses propres enregistrements par rapport aux relevés bancaires et à l’inventaire physique, il doit inclure des enregistrements d’utilisation détaillés qui peuvent être utilisés pour suivre la source, l’heure ou l’utilisateur derrière chaque changement dans les données du système. Cela peut vous permettre de suivre la source des écarts de données lorsqu’ils se produisent, ce qui peut vous éviter de nombreuses heures de frustration à l’avenir.
Évolutivité
L’évolutivité est une caractéristique des bons systèmes comptables. Même les systèmes conçus spécifiquement pour les petites entreprises devraient pouvoir évoluer et se développer parallèlement à l’entreprise. Recherchez des systèmes sans limite de nombre d’utilisateurs simultanés, de comptes ou de licences logicielles, ainsi que ceux conçus pour fonctionner efficacement sur des réseaux d’entreprise dispersés géographiquement.
Dans l’ancien temps, tenir les livres d’une entreprise signifiait enregistrer les chiffres dans un registre papier. Pas plus. Aujourd’hui, les entreprises de toutes tailles utilisent des logiciels de comptabilité pour suivre leurs revenus, ainsi que pour prévoir les ventes et gérer les stocks.
Les logiciels de comptabilité d’entreprise réduisent considérablement le risque d’erreur humaine associé à la comptabilité sur papier et peuvent vous permettre d’accéder à des informations critiques en quelques touches.
Mais avec autant d’options disponibles, trouver le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise peut être difficile. Voici cinq conseils pour vous aider à trouver le logiciel qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise.
Votre meilleur pari pour trouver le bon logiciel de comptabilité est d’examiner le fonctionnement de votre entreprise, puis de faire un inventaire minutieux des différents types de logiciels sur le marché. Si votre entreprise gagne plusieurs millions de euros par an, elle aura des besoins comptables très différents de celle qui rapporte moins de 50 000 €. Vous avez une variété d’options en matière de logiciels de comptabilité, y compris ceux conçus spécifiquement pour les petites et moyennes entreprises.
Selon votre secteur, vous voudrez peut-être envisager un logiciel spécialisé conçu pour aider les entreprises de votre créneau. Par exemple, il existe des applications personnalisées pour les entreprises du secteur manufacturier, pour les détaillants et les restaurants, ainsi que pour de nombreux autres types d’entreprises commerciales.
Faire vos recherches est important, car l’application que vous choisissez aura un impact direct sur la gestion de vos revenus. Il est également important de considérer que même si un logiciel de comptabilité peut faciliter la tâche de tenue de livres, il nécessite tout de même une certaine connaissance financière. Aussi sophistiquée qu’une application puisse être, ce n’est encore qu’un outil. Ceux qui utilisent le logiciel doivent savoir quoi en faire.
Le cloud computing devenant une influence de plus en plus importante dans les entreprises modernes, il est important de ne pas rejeter les nombreuses applications de comptabilité en ligne disponibles.
Les applications cloud présentent de nombreux avantages. Ils sont accessibles depuis n’importe quel endroit avec une connexion Internet solide, et vous n’avez pas besoin d’acheter de licences logicielles ou de serveurs pour les exécuter. L’installation des mises à niveau et des correctifs se fait du côté du serveur, de sorte que vous et votre personnel informatique n’avez pas à vous soucier de maintenir le logiciel à jour. Et les applications cloud sont accessibles à l’aide d’une tablette, d’un ordinateur portable ou d’un smartphone. En outre, vos enregistrements sont conservés en sécurité dans un centre de données éloigné de l’emplacement physique de votre entreprise : cela garantit leur sécurité en cas de catastrophe locale ou autre événement destructeur.
Une autre torsion de la comptabilité dans le cloud : certains logiciels de gestion d’entreprise basés sur le cloud sont intégrés à un logiciel de comptabilité. Donc, si la possibilité d’accéder à vos informations financières de n’importe où avec une connexion Internet (plutôt que de ne pouvoir les voir que dans votre bureau) vous intéresse, examinez les applications commerciales basées sur le cloud qui offrent une intégration avec le logiciel de comptabilité que vous préférez.
Il existe un logiciel de comptabilité d’entreprise pour tous les budgets. Les applications générales destinées à une base d’utilisateurs plus large peuvent être téléchargées gratuitement ou achetées dans le commerce à un prix inférieur.
Cependant, plus le logiciel est spécialisé, plus il coûte cher, car la base d’utilisateurs des logiciels spécialisés est généralement relativement petite. Si vous voulez quelque chose de spécifique à votre secteur ou personnalisé pour votre entreprise, vous devez être prêt à payer une prime.
Les modules complémentaires apportent des fonctionnalités supplémentaires à une application de comptabilité d’entreprise. Par exemple, ils peuvent vous permettre d’accéder au logiciel à distance, d’accepter des paiements en ligne et d’intégrer le logiciel de comptabilité à votre logiciel de commerce électronique. Il existe également des modules complémentaires qui rendent le logiciel comptable compatible avec le logiciel fiscal.
Votre comptable peut préférer que vous choisissiez une application compatible avec celles qu’elle utilise. Chaque entreprise est différente : votre comptable est le mieux placé pour donner une opinion éclairée sur le meilleur choix pour votre entreprise en particulier. Votre comptable pourra même vous aider à configurer le logiciel que vous choisissez.
Quel que soit le logiciel de comptabilité d’entreprise que vous choisissez, n’oubliez pas que vous n’y êtes pas engagé à vie, car la plupart des logiciels permettent une certaine forme de conversion. Pourtant, la décision ne doit pas être prise à la légère. Vous ne voulez certainement pas vous engager sur une application et commencer à y investir du temps, pour découvrir que vous devez passer à une autre quelques mois plus tard.
Si vous démarrez une petite entreprise sur un budget limité, vous avez probablement passé quelque temps à essayer de comprendre où vous pouvez réduire les coûts d’affaires et de faire plus sur votre propre pour étirer les fonds dont vous disposez.
Un domaine dans lequel vous pourriez envisager de le faire vous-même au lieu de le louer est la comptabilité. Si vous avez une formation en comptabilité et une solide compréhension des finances des entreprises, cela peut être un bon endroit pour réduire les coûts. Cependant, si vous manquez d’expérience dans la gestion des livres d’une entreprise et que vous vous attendez à apprendre au fur et à mesure, vous devriez réfléchir à deux fois. Une mauvaise gestion de votre propre système comptable peut nuire à votre entreprise non seulement maintenant, mais aussi à long terme.
Voici un aperçu des choses qu’un comptable peut faire pour un propriétaire de petite entreprise. Examinez attentivement la liste, surtout si vous ne savez toujours pas pourquoi un comptable peut être une bonne ressource à ajouter à votre équipe de petite entreprise.
Le processus de démarrage
Lorsque vous démarrez une entreprise, vous devez prendre de nombreuses mesures et mettre en place des systèmes pour créer les bases d’une entreprise prospère. Un comptable peut aider en :
Opérations commerciales régulières
Une fois votre entreprise démarrée, vous devrez maintenir le système comptable que votre comptable vous a aidé à mettre en place. Certaines mesures spécifiques que votre comptable peut prendre pour vous aider de manière continue comprennent :
Stade de croissance de l’entreprise
Lorsque vous êtes prêt à développer votre entreprise, votre comptable peut être une ressource intégrale qui vous conseille et vous aide à gérer le processus. Un comptable peut également :
Ce ne sont là que quelques-unes des façons dont les comptables peuvent travailler avec les propriétaires de petites entreprises. Vous pouvez choisir d’embaucher un comptable pour toutes vos activités financières, ou vous pouvez choisir une approche combinée qui limite son activité pratique, réduisant ainsi les dépenses. Par exemple, vous pouvez engager un comptable pendant la phase de démarrage et lui confier la gestion de vos rapports annuels, mais travailler avec un comptable pour gérer régulièrement vos livres. Un comptable et un comptable peuvent former une équipe comptable très efficace pour votre petite entreprise.
La chose la plus importante que vous puissiez faire en ce qui concerne les finances de votre entreprise est de savoir quand vous avez besoin de faire appel à un professionnel, puis de trouver un comptable qui vous aidera à maintenir la santé financière de votre entreprise.
Vous devriez engager un comptable pour votre petite entreprise lorsque vous avez besoin d’aide pour la collecte, l’analyse et la communication d’informations financières. Les comptables peuvent interpréter vos données financières afin de vous aider à prendre de meilleures décisions commerciales en ce qui concerne l’argent de votre entreprise.
Les petites entreprises ont-elles besoin d’un comptable ?
Vous entendrez souvent les propriétaires de petites entreprises parler de la nécessité d’un comptable au moment des impôts. Mais les propriétaires d’entreprise peuvent bénéficier de nombreuses façons de l’expertise professionnelle d’un comptable, qui est formé non seulement au « calcul des chiffres », mais aussi à analyser les données financières, à en rendre compte et à faire des recommandations qui peuvent amener les entreprises à devenir plus rentable.
Quelles sont les tâches d’un comptable ?
Les fonctions d’un comptable peuvent varier d’une entreprise à l’autre, mais il est généralement responsable de :
Votre comptable serait responsable de s’assurer que vos données financières sont correctement stockées, mises à jour et gérées. C’est ainsi que les informations peuvent être communiquées avec précision aux propriétaires d’entreprise, aux investisseurs (si vous en avez) et au gouvernement. Le comptable s’assurera également que des procédures appropriées sont en place pour la saisie des données et que le logiciel comptable utilisé est moderne, sécurisé et régulièrement sauvegardé.
Avez-vous déjà été à une réunion et quelqu’un a dit : « Pourquoi ne pas faire venir les compteurs de haricots ici pour leur avis avant de prendre une décision ? ». Il y a une raison à cela. Lorsqu’il s’agit de décisions concernant l’avenir de votre petite entreprise, votre comptable peut parfois être votre meilleure ressource.
Peut-être avez-vous besoin de quelques conseils simples sur la façon de procéder aux dépenses au cours du prochain trimestre, ou peut-être qu’il y a une situation concernant une dépense importante et que vous voulez discuter des options de crédit ou de déductions fiscales, ou peut-être avez-vous simplement besoin d’aide pour interpréter une partie du jargon financier dans un document. Un comptable peut vous aider avec tout cela, ainsi que dépanner les activités quotidiennes de gestion des finances de votre entreprise.
Avez-vous déjà entendu parler d’un « état des flux de trésorerie » ou d’un « rapport de profits et pertes » ? Ce sont les types de rapports qui vous permettent de vous tenir au courant de l’argent de l’entreprise. Vous ou vos investisseurs allez prendre des décisions en fonction des rapports fournis par votre comptable, il doit donc s’assurer qu’ils sont à jour et exacts.
Existe-t-il de nombreuses règles et réglementations affectant votre petite entreprise ? Peut-être que votre entreprise fait l’objet d’un audit ? Ou c’est le temps des impôts ? Eh bien, un comptable peut gérer ces maux de tête et s’assurer que vos rapports de revenus et de dépenses respectent les lois fédérales et étatiques applicables.
Puis-je faire ma propre comptabilité ?
Oui, vous pouvez faire votre propre comptabilité pour votre petite entreprise, c’est exactement ce que font de nombreux propriétaires. Mais au fur et à mesure que votre entreprise grandit et que votre temps de travail augmente, vous constaterez peut-être que vous avez besoin du soutien d’un comptable. Après tout, un comptable aura une solide expérience en mathématiques et en économie, ainsi qu’une expérience des meilleures pratiques, procédures et outils comptables que vous pouvez utiliser. Un comptable peut également aborder des questions juridiques, déterminer des stratégies financières et générer ces rapports indispensables.