Frais kilométriques et impôts : comment ça marche ?

Frais kilométriques

En entreprise, il n’est pas rare que le salarié soit commissionné pour une mission d’ordre professionnel. En règle générale, de telles missions nécessitent que ce dernier fasse usage de son véhicule. Les dépenses générées lors du transport devront être prises en charge par l’entreprise et déductibles sur l’impôt. On parle de frais kilométrique et impôts. Cela est également applicable pour le déplacement entre la maison et le lieu de travail.

Dans cet article, vous en saurez plus sur son fonctionnement.

Frais kilométriques et impôts : les conditions

Le calcul des frais kilométriques est un exercice délicat au cours duquel l’employé et l’employeur devront se soumettre à des conditions. Son rôle est de faciliter la tâche aux deux parties.

Pour le salarié

Selon les prescriptions, tout salarié a le droit de réclamer des frais kilométriques s’il utilise son véhicule pour le compte de l’entreprise qui l’a embauché. Ces frais permettent de compenser les diverses dépenses qui auront été faites lors du parcours. Il s’agit notamment de :

  • frais de carburant ;
  • assurance automobile de l’employé ;
  • éventuelles réparations lors du transport…

Entre tous ces frais, l’exercice peut devenir compliqué. C’est pour éviter cela que les indemnités kilométriques déductibles sur les impôts ont été initiées, que vous utilisiez un véhicule professionnel ou personnel à des fins professionnelles.

Toutefois, les frais kilométriques ne prennent pas en compte les dépenses de crédit ou de péages ou stationnements. Elles sont plutôt déductibles d’une autre indemnité et doivent être nécessairement prouvés avant d’être accordés (déduction sur impôt ou remboursement).

Pour conclure, il est important de savoir que le calcul des frais kilométriques dépend du contrat entre le salarié et son employeur. Cela s’applique que ce soit un contrat à durée déterminée (CDD), un contrat à durée indéterminée (CDI), à plein temps, à temps partiel ou intermédiaire. De plus, ces indemnités sont désormais applicables aux employés vélocyclistes.

Pour l’entreprise

Le rapport entre les frais kilométriques et les impôts est tel que, les prises en charge des frais kilométriques par une entreprise vis-à-vis de ses employés ou ses dirigeants sont déductibles de ses impôts. L’exonération de cotisations sociales est applicable aux véhicules motorisés et aux vélos, si la dépense ne dépasse pas 200 € par an et par employé.

C’est-à-dire qu’il existe un plafond applicable à toutes les indemnités des frais kilométriques. C’est l’ultime raison pour laquelle les déductions sur impôt ne peuvent pas être accordées sans preuves tangibles de la part de l’entreprise.

Comment fonctionne l’indemnisation des frais kilométriques ?

Pour calculer son indemnité kilométrique, le salarié est exposé à de nombreux choix. Tout d’abord, il s’agit d’un compte qui se fait sur toute une année civile. Pour réussir son calcul, il suffira de s’appesantir sur le barème rédigé et publié par le fisc. Vous pourrez aussi déduire, de manière forfaitaire, une somme s’élevant au 10 % de votre total imposable.

Une autre façon de réaliser le calcul de ses indemnités kilométriques est de déduire toutes les dépenses effectuées lors de ses allers-retours entre son domicile et son lieu de travail ou lors de tout déplacement à caractère professionnel.

Même si ce procédé paraît long à suivre, il faudra être patient, vigilent et minutieux dans les dépenses pour pouvoir les prouver. En effet, l’exécution des frais kilométriques sur l’impôt ne peut être accomplie que si les justificatifs de chaque déplacement ou de chaque dépense sont dûment présentées.

Il faudra donc être regardant quant à la conservation de toutes les factures ou les tickets de carburant, les justificatifs des dépenses liées à votre assurance auto ou aux réparations durant l’année (à but professionnel uniquement). De ce fait, c’est à dessein qu’un plafond est déterminé par le barème.

La manière la plus facile de calculer les frais kilométriques est de suivre le barème proposé par l’administration fiscale. C’est pourquoi il est important de connaître la puissance fiscale de votre véhicule en CV (Chevaux Vapeur) et faire la somme de ses déplacements en kilomètres tout le long de l’année, sachant qu’un seul aller-retour par jour de travail effectif est permis ;

En règle générale, la distance prise en charge par l’indemnisation est limitée à 80 km par jour, aller-retour y compris. Cela signifie qu’idéalement, votre domicile devrait se situer au maximum dans les 40 km de votre lieu de travail.

Au-delà de 80 km, le salarié doit pouvoir expliquer, avec des preuves effectives, les raisons professionnelles, familiales ou sociales qui expliquent cela. Si ces preuves sont validées, la déduction ou le remboursement pourront être faits en intégralité. En somme, l’indemnisation de frais kilométrique contribue à l’amélioration de la vie des employés.

Quel est le barème du taux d’indemnisation des frais kilométriques ?

Le barème du taux d’indemnisation est un document qui explicite les conditions et les contraintes autour de l’indemnisation. Il est publié et renouvelé chaque année par l’administration fiscale. Compte tenu de cela, nous ne pouvons pas fournir d’informations précises en ce qui le concerne.

Voilà ! Vous êtes maintenant armés en ce qui concerne la déduction des frais kilométriques sur l’impôt : jouissez-en !

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